Cómo llevar la contabilidad de un bar en el día a día

Es la una de la madrugada, acabas de apagar la plancha y te toca lo peor del día: la caja. Cuentas los billetes, miras el datáfono, y faltan 23 €. ¿Una invitación sin marcar? ¿El pago al del butano que salió de la caja? ¿Un error de cobro en la hora punta del vermú? La contabilidad de un bar no se rompe a fin de trimestre: se rompe cada noche, en pequeños descuadres que nadie apunta. Esta guía es para llevar las cuentas del bar sin convertir cada cierre en una investigación policial.

Por qué la caja del bar se descuadra (y cómo evitarlo)

Casi todos los descuadres vienen de las mismas cuatro fuentes. Una: invitaciones y consumos del personal que no se marcan en el TPV. Dos: pagos hechos desde la caja durante el servicio — el butano, el repartidor de hielo, los 30 € de cambio que le pides al estanco — que nadie apunta en el momento. Tres: cambios de turno sin recuento, donde la responsabilidad se diluye entre dos personas. Y cuatro: los Bizum y cobros por el móvil que no pasan por caja. La solución no es vigilar más: es tener tres reglas fijas. Todo lo que sale de la caja se apunta en el segundo en que sale. Toda invitación se marca como invitación. Y en cada cambio de turno, recuento rápido, aunque sean noventa segundos.

Los cinco gastos que se comen el beneficio de un bar

• Personal: en hostelería suele llevarse entre el 30 y el 40 % de las ventas contando nóminas y seguros sociales. Es la partida grande y la primera que hay que conocer al céntimo.
• Compras a proveedores: entre el 25 y el 35 % según lo que pese la cocina. La bebida deja mejor margen que la comida; si tu bar es más de cocina, tus compras pesarán más.
• Alquiler: si pasa del 10-12 % de las ventas, el local te está estrangulando y conviene hacer números serios antes de renovar.
• Suministros: luz, gas y agua. Entre cámaras, botellero, plancha y terraza, un bar mediano se va con facilidad a varios cientos de euros al mes, y las subidas de tarifa se notan.
• Lo invisible: mermas, invitaciones sin marcar, errores de cobro y roturas. Suele ser un 2-5 % de las ventas que nadie ve porque nadie lo apunta. Es el gasto más barato de arreglar.

Caja diaria: qué anotar al abrir y al cerrar

• Al abrir: deja siempre el mismo fondo de caja, por ejemplo 150 €. Si el fondo cambia cada día, el descuadre está garantizado antes de servir el primer café.
• Durante el servicio: cada pago en efectivo que salga de la caja, apuntado en el momento, con dos palabras basta: «hielo 18», «butano 42».
• Al cerrar: cuenta el efectivo, apunta el total del datáfono y los Bizum del día. Tres números, separados.
• Compara con lo que dice el TPV. Una diferencia de céntimos o un par de euros pasa; si el descuadre se repite o crece, la causa se busca esa misma noche, no el domingo.
• Apunta el resultado final en un sitio que no se pierda. La cifra del cierre de hoy es la que te salva la semana que viene.

Proveedores y albaranes: control sin archivador

El papeleo de un bar entra por la puerta de atrás: el albarán del distribuidor de bebidas, el del pescado, el de la panadería. El método realista es hacerle una foto a cada albarán en el momento de la descarga y apuntar el importe, aunque se pague a fin de mes. Cuando llegue la factura mensual del proveedor, la comparas contra tus albaranes: es ahí donde aparecen las cajas cobradas y no entregadas, los precios que subieron sin avisar y los «extras» del reparto. Diez segundos por descarga te ahorran discusiones de cientos de euros. Y de paso sabes lo que llevas comprado en el mes antes de que llegue el susto de la factura.

Qué le importa de verdad a tu gestoría a fin de trimestre

A tu gestoría no le sirve una bolsa de tickets: le sirven los ingresos por día o por mes bien separados por forma de pago, las facturas de compra (facturas, no albaranes: pídelas siempre), las nóminas y los recibos de autónomo. Con eso prepara tus modelos sin perseguirte. Ten en cuenta que la mayor parte de lo que cobras en barra y mesa lleva IVA al 10 % por ser hostelería, así que del dinero que entra, una parte nunca fue tuya. Si llevas el registro diario al día, el cierre de trimestre pasa de ser una semana de estrés a un correo con un adjunto.

Preguntas frecuentes

• ¿Cuánto descuadre de caja es «normal»? Céntimos o un par de euros por errores de cambio, sí. Descuadres de 15-20 € repetidos no son mala suerte: son un proceso roto (o algo peor), y se investigan.
• ¿Apunto las invitaciones? Sí, siempre, aunque no entren dinero. Son un gasto real de producto y, bien mirado, tu presupuesto de marketing. Si no las apuntas, tus mermas parecen robo y tu margen parece peor.
• ¿No me basta con el TPV? El TPV sabe lo que vendes, pero no sabe lo que gastas: proveedores, butano, reparaciones, cuota de autónomo. El beneficio vive en la resta, y para restar hacen falta los dos lados.
• ¿Efectivo o tarjeta, qué me conviene? Las dos cosas, apuntadas por separado. La comisión del datáfono se compensa con menos errores de recuento y menos efectivo durmiendo en la caja.