Cierre de caja en un bar: guía paso a paso para cada noche

Lo que hace especial (y difícil) la caja de un bar

La caja de un bar no se parece a la de una tienda. En una tienda hay una persona en la caja y ventas espaciadas; en un bar hay dos turnos, varias manos en el mismo cajón, doscientos tickets al día de entre 1,50 € y 40 €, invitaciones, propinas, y clientes que piden cobrar dos cañas con tarjeta y el resto en efectivo. Y todo eso se cierra a las doce de la noche, cuando nadie tiene ganas de contar monedas de veinte céntimos. Por eso el cierre de un bar tiene que cumplir dos condiciones: caber en diez minutos y ser siempre igual, lo haga el dueño o lo haga el camarero que cierra ese día. Un cierre que depende de la memoria o del humor de quien cierra no es un cierre, es una lotería.

El cierre por turnos: mediodía y noche

Si tu bar hace mediodía y noche con equipos distintos, no esperes a la noche para mirar la caja: haz un arqueo rápido en el cambio de turno. No es un cierre completo, son tres minutos: se cuenta el cajón, se apunta el total y quien entra al turno de noche firma o confirma que recibe la caja con esa cantidad. El cierre completo, con informe Z y cuadre de datáfono, se hace una sola vez al final de la noche. ¿Para qué sirve el arqueo intermedio? Para acotar. Si al cerrar faltan 15 €, con el arqueo del cambio de turno sabes si el hueco se abrió a mediodía o por la noche, y lo hablas con dos personas en lugar de con seis. Sin ese corte, un descuadre convierte a toda la plantilla en sospechosa, y no hay nada peor para el ambiente de un bar que la sospecha repartida.

Invitaciones, mermas y propinas: dónde apuntarlas

• Invitaciones: siempre por el TPV, como invitación o descuento del 100%, nunca de palabra. Si tu TPV no lo permite, apúntalas en el cierre: por ejemplo, invitaciones del día: 6 cañas y 2 cafés. Una invitación sin registrar es indistinguible de un dinero que falta.
• Mermas y roturas: la botella que se cae o el barril que sale malo no descuadran la caja, porque nunca fueron dinero, pero apúntalas aparte. A fin de mes explican el margen, y sin apuntarlas te preguntarás por qué el almacén no cuadra con las ventas.
• Propinas: bote físico separado del cajón, siempre. Y las propinas que entran por el datáfono, si tu aparato las registra, van como línea aparte en el cierre para que no infle el total de tarjeta.
• Consumo de plantilla: decide una norma clara (gratis, a precio de coste, lo que sea) y que pase por el TPV igual. Lo que no se apunta, desaparece, y además genera agravios entre camareros.

Cuadrar el datáfono con el ticket de la TPV

Cada noche, después del informe Z, haz el cierre de lote del datáfono y compara los dos totales de tarjeta. Cuando no coinciden, las causas casi siempre son estas: una venta cobrada con tarjeta y marcada como efectivo en el TPV (o al revés), un cobro duplicado que luego se anuló solo en un lado, o propinas añadidas en el datáfono que el TPV no conoce. Un ejemplo real de cualquier viernes: el Z dice 486 € en tarjeta y el lote del datáfono dice 492,50 €. Esos 6,50 € de más suelen ser propinas metidas por el datáfono, pero hay que comprobarlo, porque también podría ser una venta marcada mal que además está descuadrando el efectivo en sentido contrario. Y un consejo que ahorra disgustos: un solo número para los Bizum, el del negocio. En cuanto un camarero acepta un Bizum en su móvil personal para ir más rápido, ese dinero ya vive fuera de tu caja.

El resumen del día en el grupo de WhatsApp del bar

Casi todos los bares ya tienen un grupo de WhatsApp para los turnos y los pedidos. Añádele un uso más: que quien cierre escriba cada noche el resumen del día. Algo así: cierre martes: 512 efectivo, 486 tarjeta, 14 Bizum, gastos caja 34 (hielo 12, pan 9, butano 13), descuadre -2,10. Veinte segundos de escribir y consigues cuatro cosas: el dato queda con fecha, hora y autor; el dueño lo ve desde casa sin llamar a nadie; el histórico se busca en dos segundos escribiendo cierre en el buscador del grupo; y si una noche falta el mensaje, se nota enseguida, que es exactamente lo que quieres. Es el sistema de registro más barato que existe y no requiere formar a nadie: todo el mundo sabe mandar un WhatsApp.

Preguntas frecuentes

• ¿Cuánto fondo de caja dejo para mañana? Lo justo para dar cambio la primera hora: en la mayoría de bares, entre 80 y 150 € en billetes pequeños y monedas. Fija una cifra redonda y no la cambies cada día, o los arqueos se vuelven un lío.
• ¿Qué descuadre es normal en un bar? Con mucho efectivo y mucho ritmo, 2 o 3 € un día suelto puede pasar. Lo preocupante no es el importe de una noche, sino que se repita, que crezca o que aparezca siempre en el mismo turno.
• ¿Hago el recuento con los camareros delante? Mejor a cuatro ojos: quien cierra y una persona más. Y si hay descuadre, se habla con los datos del cierre delante, nunca con acusaciones en caliente.
• ¿Guardo los tickets Z? Sí, en un archivador o fotografiados con el móvil. Cuánto tiempo conservarlos y qué papel juegan en tus obligaciones te lo confirma tu gestoría.