Qué es VeriFactu y qué cambia para un negocio pequeño

VeriFactu en una frase: qué es y de dónde sale

Si tienes un negocio pequeño en España, en el último año alguien te ha dicho la palabra VeriFactu, probablemente acompañada de un te van a multar o de un anuncio con cuenta atrás. Vamos a bajarlo a tierra, sin alarmismo. VeriFactu, en una frase: es un conjunto de requisitos legales para los programas con los que se emiten facturas, pensado para que lo facturado no se pueda borrar ni retocar después sin dejar rastro. Sale de la Ley Antifraude de 2021 y se concreta en el Real Decreto 1007/2023, que regula cómo deben funcionar los sistemas informáticos de facturación. No es un impuesto nuevo ni un trámite que tengas que ir a hacer a ninguna ventanilla: es, sobre todo, una obligación para el software.

A quién obliga y a quién no (los casos típicos)

Obliga, en esencia, a quien emite facturas usando un programa informático: un software de facturación, un TPV que genera facturas, un programa de gestión con módulo de facturas. Los casos típicos: la peluquería que emite facturas desde su programa de citas y cobros, el taller que factura con un software de gestión, el autónomo que hace sus facturas con una aplicación. Quedan fuera de la obligación de software quienes facturan a mano con talonario de toda la vida, aunque cada vez son menos. También hay colectivos con régimen propio: las empresas que ya están en el SII (el suministro inmediato de información, típico de empresas grandes) siguen con su sistema, y en País Vasco y Navarra rigen los sistemas forales como TicketBAI, no VeriFactu. Un matiz que genera muchas dudas: hacer las facturas con una plantilla de Word o de Excel. Es terreno de interpretación sobre qué cuenta como sistema de facturación, así que si ese es tu caso, pregúntale a tu gestoría cómo quedas exactamente en lugar de fiarte de lo que se dice por ahí.

Las fechas: un calendario que se ha movido (y puede moverse)

Si has leído fechas contradictorias, no estás loco: el calendario de VeriFactu se ha modificado más de una vez desde que se aprobó el reglamento. El diseño general es escalonado: primero las sociedades y unos meses después el resto, incluidos los autónomos, con prórrogas por el camino que han ido empujando las fechas. Más que memorizar un día concreto que puede volver a cambiar, quédate con dos ideas prácticas: la obligación llega por fases, y quien te dirá la fecha exacta que aplica a tu caso es tu proveedor de software de facturación junto con tu gestoría. Tenemos un artículo aparte con el calendario al día por si quieres el detalle, y la fuente definitiva es siempre la propia Agencia Tributaria.

Qué cambia en tu día a día al emitir facturas

• Tu programa de facturación tendrá que estar adaptado. La adaptación la hace el fabricante del software, no tú: tu parte es preguntarle a tu proveedor si cumple y actualizar cuando toque.
• Las facturas llevarán un código QR que permite comprobarlas.
• No se podrá borrar una factura emitida como si no hubiera existido: los errores se corrigen con facturas rectificativas, que dejan rastro. Si ya trabajabas bien, esto no te cambia nada.
• Habrá dos modalidades: enviar los registros de facturación a la Agencia Tributaria en el momento (la modalidad que da nombre a VeriFactu) o conservarlos firmados en tu propio sistema. Cuál te conviene es una conversación para tu proveedor y tu gestoría.

Lo que VeriFactu NO es: mitos que circulan por ahí

• No es un impuesto nuevo. No pagas nada a Hacienda por VeriFactu; en todo caso pagarás la actualización de tu software si tu proveedor la cobra.
• No obliga a mandar factura electrónica a todos tus clientes. Eso es otra norma distinta, la de la factura electrónica obligatoria entre empresas de la Ley Crea y Crece, con su propio calendario. Se confunden constantemente.
• No significa que Hacienda vea tu cuenta bancaria ni tus mensajes. Afecta a los registros de facturación que genera tu software de facturas, nada más.
• No te obliga a tirar el TPV y comprarte uno carísimo. Pregunta primero a tu proveedor actual: en la mayoría de los casos la solución es una actualización.
• No prohíbe llevar tu control interno en Excel, en una libreta o en WhatsApp. VeriFactu va de cómo se emiten las facturas, no de cómo apuntas tú por dentro tus gastos y tu caja.

Qué puedes ir haciendo ya: ordenar la parte de los gastos

La paradoja de VeriFactu es que ordena por ley la mitad del papeleo, las facturas que emites, y deja como estaba la otra mitad: los gastos, los tickets, la caja del día. Y esa otra mitad es justo la que más se descontrola en un negocio pequeño. Mientras el software de facturación se adapta solo (con su fabricante haciendo el trabajo), llegar a cada trimestre con los gastos apuntados y los tickets guardados sigue dependiendo de ti. No es una obligación de VeriFactu, pero es lo que hace que todo lo demás — la gestoría, las liquidaciones, los sustos — sea más barato y más rápido. Si hoy no apuntas nada, empezar por ahí te aporta más que cualquier software nuevo: un cuaderno, un Excel o un grupo de WhatsApp donde quede registrado cada gasto del día.

Preguntas frecuentes

• ¿Tengo que darme de alta en algún sitio para VeriFactu? No hay ventanilla donde apuntarse. La adaptación va por el lado del software con el que facturas.
• Facturo cuatro o cinco veces al año, ¿me afecta? Si usas un programa para hacer esas facturas, sí, cuando llegue tu fecha: el programa deberá cumplir. Con tan pocas facturas, coméntalo con tu gestoría; a veces la solución más simple es facturar con la herramienta que ella ya usa.
• ¿VeriFactu me obliga a dar factura en vez de tique? No cambia cuándo debes emitir factura o factura simplificada; cambia cómo el software registra lo que emites.
• ¿Las multas son verdad? Existen sanciones, tanto para fabricantes de software no adaptado como para quien use programas que permitan ocultar ventas. La lectura práctica: trabaja con un proveedor serio y pregúntale directamente si está adaptado.
• ¿Esto sustituye a mi gestoría? No, más bien al contrario: es un buen momento para llamarla y que te confirme fecha y modalidad para tu caso.