Nóminas, horas y propinas: registro simple sin software

Tienes dos personas en plantilla y a veces una tercera los fines de semana. El sábado uno entró antes porque había una reserva grande, otro se fue una hora antes el martes porque le tocaba médico, y el bote de propinas de la semana lleva en un vaso detrás de la barra sin que nadie sepa exactamente cuánto hay. A final de mes la gestoría te pide «las horas y las incidencias», tú abres el móvil, buscas mensajes de hace tres semanas e improvisas. Funciona hasta el día en que alguien reclama, y entonces no funciona nada.

Con menos de cinco empleados no necesitas un programa de recursos humanos, pero sí necesitas separar tres cosas que casi todo el mundo mezcla en el mismo papel. El registro de jornada es una obligación laboral y va por su cuenta. La nómina la calcula y la emite tu gestoría con los datos que tú le pases. Y las propinas no son ingresos del negocio: son dinero del personal que pasa por tu caja. Meterlo todo en la misma libreta es la causa de casi todos los líos.

Los tres registros que necesitas y para qué sirve cada uno

• El registro de jornada anota a qué hora entra y sale cada persona cada día; en España es obligatorio para el personal por cuenta ajena y los detalles te los concreta tu gestoría.
• El parte mensual de incidencias recoge lo que cambia la nómina: horas extra, ausencias, bajas, vacaciones y adelantos.
• El cuaderno de propinas registra lo que entra al bote, en efectivo o por datáfono, y cómo se reparte.
• El libro de caja del negocio anota ventas y gastos, y ahí no entran ni las propinas ni su reparto entre el personal.
• El justificante de pago guarda la transferencia de cada nómina, que debe coincidir con el importe del recibo que emite la gestoría.

Empieza por el registro de jornada porque es el único que no es opcional. Debe reflejar el horario concreto de entrada y salida de cada persona, cada día trabajado. Conviene que quien trabaja lo vea y lo confirme, sea con una firma semanal en el papel o con un mensaje suyo. También hay que conservarlo durante un tiempo y tenerlo disponible si lo piden; cuánto tiempo exactamente y en qué formato, pregúntaselo a tu gestoría, porque es el tipo de detalle que conviene tener atado antes de necesitarlo.

Sin software se puede hacer de dos maneras, y las dos funcionan. La primera, una hoja impresa por semana en la trastienda, con una fila por persona y una columna por día, donde cada uno apunta su entrada y su salida al llegar y al irse. La segunda, un grupo de mensajes donde cada persona escribe «entro» y «salgo», y tú vuelcas los totales a una hoja una vez por semana. Lo importante es que se rellene el mismo día. Una hoja completada el domingo de memoria no es un registro, es una redacción.

Qué anotar cada día por persona

• La hora de entrada y la de salida reales, no las del cuadrante teórico.
• Las pausas que no cuentan como tiempo de trabajo, si en tu caso las hay.
• El total de horas del día, para que la suma semanal sea inmediata.
• Cualquier incidencia en una palabra: retraso, cambio de turno, salida por médico o ausencia.
• Las horas que se salen del horario habitual, marcadas para consultarlas con la gestoría antes de la nómina.
• La confirmación de la persona al final de la semana, con una firma o un mensaje.

El parte mensual para la gestoría es sorprendentemente corto si el registro diario está hecho: total de horas por persona, horas fuera del horario habitual, días de ausencia con su motivo, vacaciones disfrutadas, adelantos entregados y cualquier alta o baja del mes. Fija un día y mándalo siempre ese día, aunque falte algo por confirmar. Enviarlo el 25 con una línea pendiente es infinitamente mejor que enviarlo el 2 completo y con la nómina ya fuera de plazo.

Las propinas son el punto donde se rompen los equipos. La regla que evita casi todos los problemas es no dejar el criterio en la cabeza de nadie: escribe cómo funciona el bote, dónde se guarda, cada cuánto se reparte y con qué criterio. Y sepáralo físicamente de la caja, en un sobre, una hucha o un cajón distinto. Si además llegan propinas por datáfono, apunta ese importe aparte cada día, porque llegará a tu cuenta mezclado con las ventas y luego habrá que sacarlo para repartirlo.

Reglas del bote que evitan discusiones

• Deja por escrito quién entra en el reparto, incluida la cocina o quien no atiende al público, si así se ha acordado.
• Fija un criterio claro y estable: a partes iguales, por horas trabajadas o el que decidáis, pero siempre el mismo.
• Cuenta el bote en el mismo momento cada semana y anota el total en un cuaderno a la vista de todos.
• Anota aparte las propinas cobradas por datáfono, porque entran en la cuenta del negocio y hay que devolverlas al bote.
• Reparte en una fecha fija y apunta lo entregado a cada persona, con su conformidad.
• No uses nunca el bote para pagar roturas, faltas de caja o compras del negocio.

A modo de ejemplo inventado, un cierre semanal de un bar pequeño: ventas de la semana 6.480 €, de las cuales 2.100 € en efectivo y 4.380 € por tarjeta. En el sobre del bote hay 92 € en efectivo y el datáfono registró 48 € de propina añadida, así que el bote real de la semana son 140 €. Tres personas con 38, 22 y 15 horas trabajadas se reparten esos 140 € en proporción a las horas. El total del bote no aparece en el libro de caja como venta, y los 48 € que llegaron por datáfono se sacan de la cuenta para reponerlos en el sobre.

El sistema completo cabe en dos hojas y quince minutos a la semana: una hoja de horas que se rellena a diario, un cuaderno del bote que se cuenta el mismo día cada semana y un mensaje al mes a la gestoría. Lo que hace que se abandone no es la complejidad, es dejar de anotar tres días seguidos, y por eso conviene que el sitio donde se apunta esté donde se trabaja. Con uno a cinco empleados el objetivo no es montar un departamento de personal, es dejar de depender de la memoria: cuando alguien pregunte cuántas horas hizo en marzo o cuánto le tocó del bote hace tres semanas, la respuesta estará en un papel y no en una discusión.