Cómo llevar la contabilidad de tu peluquería sin agobios

Si tienes una peluquería, lo más probable es que tus cuentas vivan en tres sitios a la vez: una libreta junto a la caja, un cajón lleno de tickets y tu cabeza. Y funciona… hasta que deja de funcionar. Llega el final del trimestre, tu gestoría te pide los números y te toca pasar un domingo entero reconstruyendo el mes con el extracto del banco y la memoria. La buena noticia es que llevar la contabilidad de un salón no exige un programa contable ni saber qué es un asiento. Exige apuntar pocas cosas, pero apuntarlas todos los días. Esta guía va exactamente de eso.

Lo mínimo que debes apuntar cada día (y no es tanto)

• El total cobrado, separado por forma de pago: efectivo, tarjeta y Bizum. Son tres números, no uno. Si solo apuntas el total, nunca sabrás por qué no cuadra la caja.
• El número de servicios y, si puedes, de qué tipo: cortes, color, peinados, tratamientos. Con eso sale el ticket medio, la base de casi todas las decisiones del salón.
• Cualquier gasto pagado ese día, por pequeño que sea: los 12 € de la ferretería, el café para las clientas, el paquete de toallas. Los gastos pequeños son los que desaparecen.
• Las propinas, si se reparten entre el equipo, apuntadas aparte para que no se mezclen con la caja.

En total son dos o tres minutos al cerrar. El truco no está en apuntar mucho, sino en no saltarse ni un día: un lunes sin apuntar se convierte en una semana sin apuntar, y una semana sin apuntar se convierte en otro domingo con el extracto del banco.

Los gastos de una peluquería, partida por partida

• Alquiler y comunidad: en la mayoría de salones de barrio se lleva entre el 10 y el 20 % de los ingresos. Si supera el 20 %, el local te está comiendo el sueldo.
• Producto técnico: tintes, decolorantes, champús, fijadores. Lo razonable suele estar entre el 8 y el 12 % de los ingresos. Si sube de ahí, o hay desperdicio en las mezclas o estás comprando mal.
• Personal: la partida grande si tienes equipo. Entre nóminas y seguros sociales puede rondar el 40-50 % de lo que entra.
• Suministros: luz y agua pesan más de lo que parece. Secadores, planchas, climatización y agua caliente todo el día no salen gratis.
• Cuota de autónomo: con la cotización por ingresos reales, según tu tramo, suele moverse entre unos 200 y 400 € al mes.
• Los pequeños fijos: seguro del local, mantenimiento de herramienta, la app de reservas y las comisiones del datáfono, que se llevan un pellizco de cada cobro con tarjeta.

Ingresos por silla: el número que de verdad importa

Coge los ingresos del mes y divídelos entre las sillas que tienes. Un salón con tres sillas que factura 5.400 € al mes está sacando 1.800 € por silla. Ahora haz la otra cuenta: suma tus gastos fijos del mes y divídelos también entre tres. Si cada silla te cuesta 1.100 € y produce 1.800 €, bien. Si una silla se pasa media jornada vacía, ese número te lo dice antes que ninguna sensación. Con el ingreso por silla decides cosas concretas: si compensa abrir los lunes, si el martes por la tarde necesita una promoción, o si de verdad te hace falta contratar antes de las Navidades. No es un número de gestor: es el termómetro de tu salón.

Errores de cuentas que se repiten en casi todos los salones

• Contar el IVA como si fuera tuyo. Cobras 25 € por un corte, pero 4,34 € son IVA al 21 %. Si haces las cuentas con el precio completo, tu margen parece mejor de lo que es.
• Mezclar el bolsillo con la caja: coger 20 € para la compra de casa y devolverlos «cuando pueda». Al mes siguiente ya nadie sabe cuánto era.
• Olvidar los Bizum. Se quedan en el móvil, no pasan por la caja, y a fin de mes falta dinero que en realidad sí entró.
• No distinguir el producto de uso del producto de reventa. El champú que vendes en el mostrador tiene su propio margen y merece su propia cuenta.
• Fiarse de la memoria con los gastos pequeños. Nadie recuerda en marzo los 9 € de bombillas de enero, pero doce meses de gastos olvidados son cientos de euros invisibles.

Cómo apuntarlo todo desde el móvil sin soltar las tijeras

El problema de la libreta no es la libreta: es que está en la caja y tú estás con las manos en un tinte. El problema del Excel no es el Excel: es que hay que sentarse delante, y a las nueve de la noche nadie se sienta. Por eso cada vez más salones usan lo que ya tienen en la mano todo el día: WhatsApp. La idea es simple: creas un grupo solo para el salón y escribes ahí cada cobro y cada gasto en el momento, tal como hablas: «corte y color 45 tarjeta», «tinte proveedor 86». Si trabajáis varias, todas escriben en el mismo grupo y nada se pierde entre turnos. Una libreta bien llevada también vale, ojo; la diferencia es que el mensaje lo escribes en diez segundos entre clienta y clienta, sin cambiar de herramienta ni de costumbre.

Preguntas frecuentes

• ¿Necesito un programa de contabilidad? Para las obligaciones fiscales, las herramientas las pone tu gestoría. Lo que tú necesitas es un registro diario fiable de ingresos y gastos; con eso, el resto va rodado.
• ¿Cómo apunto las propinas? Aparte de la caja, siempre. Si se reparten entre el equipo, apunta cuánto y cuándo, y así evitas los malentendidos de fin de semana.
• ¿Cuánto tiempo guardo tickets y facturas? Como regla práctica, no tires nada de los últimos cuatro a seis años. El plazo exacto para tu caso te lo confirmará tu gestoría.
• ¿Cada cuánto reviso los números? La caja, a diario: dos minutos. El margen, los gastos y el ingreso por silla, una vez al mes con un café y sin prisa.