Giyim Mağazasında Gelir Gider Takibi ve Kâr Marjı

Sezon başında mal alındı, para çıktı. Şimdi mağaza dolu, raflar dolu, ciro da fena değil. Ama kasada beklediğiniz kadar para yok. Çünkü paranızın büyük kısmı askıda asılı duruyor ve hangi bedenlerin satıldığını, hangilerinin aylardır kımıldamadığını kimse tam olarak bilmiyor. Giyim mağazasında gelir gider takibi, günlük satışı yazmakla bitmiyor. Bu işte para stokta durur. Bir de indirim dönemi var: ciro yükselirken birim kâr eriyor ve bu erime kasada hemen görünmüyor. Aşağıda satış kaydını, iade ile değişimi ve indirimde marjın nasıl hesaplanacağını sade bir düzenle anlatıyoruz.

Giyim mağazasında iki ayrı defter gerekir ve bunları karıştırmamak lazım. Birincisi kasa defteri: giren para, çıkan para. İkincisi stok defteri: hangi üründen kaç adet, hangi bedende kaldı. Kasa defteri kâr hakkında tek başına konuşamaz, çünkü sattığınız malın maliyeti aylar önce ödenmiştir. Stok defteri de tek başına para durumunu göstermez. İkisine birlikte bakıldığında ancak 'bu ay çok sattım ama sattıklarım düşük marjlı ürünlerdi' gibi bir cümle kurabilir hale gelirsiniz.

Giyim mağazasında kaydı bozan durumlar

• Mal alımı sezon başında tek seferde yapılır, satış aylara yayılır; aynı aya bakmak yanıltır.
• Aynı üründen farklı bedenler farklı hızda satar, ciro iyi görünse de kalan bedenler zamanla satılamaz hale gelir.
• Değişim işleminde kasaya para girmez ama stok değişir; kayıt tutulmazsa sayım tutmaz.
• İade edilen ürünün parası geri verilir; bu bir gider değil, önceki satışın iptalidir ve öyle yazılmalıdır.
• İndirim döneminde ciro artar ama birim kâr düşer, iyi ay hissi gerçek sonuçtan büyük olur.
• Poşet, etiket, askı, kart komisyonu ve tadilat gibi küçük kalemler yazılmadan geçer, ay sonunda toplamı şaşırtır.

Kasa defterine bedeni yazmayın; bedenin yeri stok defteridir. Kasada işinize yarayacak olan ürün grubudur: pantolon, gömlek, elbise, mont, aksesuar. 'Mont 2.400' ya da 'gömlek 2 adet 1.100' gibi satırlar üç ay sonra hangi grubun kazandırdığını gösterir. Ürün grubunu yazmanın bir faydası daha var. Sezon sonunda 'mont iyi gitti ama gömlekte para dönmüyor' diye bakabildiğinizde, gelecek sezon alımını neye göre yapacağınızı bilirsiniz. Alım kararının en iyi kaynağı geçen sezonun kendi satış kaydıdır; toptancının tavsiyesi değil.

Değişim ve iade üç ayrı durumdur, üçü farklı yazılır. Birincisi eşit değişim: müşteri aldığı ürünü aynı fiyatlı başka bir ürünle değiştirir, kasaya para girmez ve çıkmaz. Bu işlem kasa defterine hiç yazılmaz, sadece stok defterinde iki satır değişir. İkincisi fiyat farklı değişim: aradaki fark tahsil edilir ya da geri verilir; kasa defterine yalnızca bu fark yazılır. Üçüncüsü para iadesi: müşteri ürünü getirir, parasını geri alır. Bu bir gider değildir, önceki satışın iptalidir. Deftere eksi tutarlı bir satır olarak ve hangi satışın iadesi olduğu belirtilerek yazılır. Gider kalemine yazarsanız hem ciro hem gider tarafınız gerçek olandan yüksek çıkar.

İade ve değişimde uygulanacak kurallar

• Eşit değişimde kasa defterine hiçbir satır yazılmaz, sadece stok güncellenir.
• Fiyat farkı olan değişimde yalnızca fark tutarı kasa defterine girer.
• Para iadesi eksi tutarlı bir satır olarak yazılır ve gider kalemine karıştırılmaz.
• Her iade satırının yanına hangi güne ait satışın iadesi olduğu not edilir.
• Kartla yapılan satışın iadesi banka hesabına farklı günde yansıyabilir; gün sonu farkının sebebi çoğu zaman budur.

İndirim dönemi cirosu insanı mutlu eder ama asıl soru şudur: bu satıştan geriye ne kaldı? Örnek olarak kurgusal bir hesap yapalım. Bir montun alış fiyatı 400 TL, etiket fiyatı 900 TL olsun. Normal dönemde birim kârınız 500 TL'dir. Yüzde 40 indirimle sattığınızda satış fiyatı 540 TL'ye iner ve birim kâr 140 TL'ye düşer. Yani indirimde aynı parayı kazanmak için yaklaşık üç buçuk kat daha fazla satmanız gerekir. Kira, personel ve elektrik ise indirim yapmaz. Bu hesabı yapmadan verilen indirim oranı, dolu mağazayla zarar etmenin en yaygın yoludur. İndirim yine de gerekli olabilir, çünkü elde kalan sezonluk mal ertesi yıl daha da değersizdir; ama kararı hisle değil bu hesapla vermek gerekir.

Gerçek kâr, satış fiyatı eksi alış fiyatı değildir. Aradan çıkması gereken başka şeyler vardır: kart komisyonu, poşet ve etiket, tadilat ücreti, kira, personel, elektrik ve sezon sonunda elde kalan malın değer kaybı. Ay sonunda tek bir hesap yapın: o ayki toplam satış, eksi o ay sattığınız malların alış maliyeti, eksi o ayın tüm giderleri. Kalan rakam gerçek sonucunuzdur. Bu hesabı üç ay üst üste yaptığınızda, hangi ayın gerçekten iyi geçtiğini ciro rakamına bakarak değil sonuca bakarak söylersiniz.

Bedene göre stok takibi için yazılım şart değil. Haftada bir, yirmi dakikalık bir turla eksik bedenleri listelemek çoğu mağaza için yeterli. Amaç tam sayım yapmak değil; hangi modelde hangi bedenin bittiğini görmek. Çünkü giyimde en sık yapılan hata, 'stok var' sanarak satış kaçırmaktır. Ortada on adet mont durur ama hepsi XL'dir, gelen müşterilerin çoğu M ister. Ciro düşüşünün sebebi talepsizlik değil, eksik bedendir. Bir de tersi vardır: aylardır kımıldamayan ürünleri erken fark edip indirim döneminden önce elden çıkarmak, sezon sonunda topluca yüksek indirim yapmaktan daha az zarar ettirir.

Haftada bir yapılacak yirmi dakikalık kontrol

• Çok satan modellerde hangi bedenlerin bittiğini listeleyin ve gerekiyorsa tamamlayın.
• Otuz günden uzun süredir hiç satmayan ürünleri işaretleyin; bu liste indirim kararınızın temelidir.
• Haftalık satış toplamını nakit ve kart olarak ayrı görün, kart komisyonunu gider olarak yazın.
• O hafta yapılan iade ve değişimleri gözden geçirin; sık iade edilen bir model varsa sebebi ürünün kendisi olabilir.
• Poşet, etiket, askı ve tadilat gibi küçük giderlerin haftalık toplamına bakın.

Giyim mağazasında kasa ile stok birbirine bağlıdır: satış kaydı parayı, stok kaydı ise paranın nerede durduğunu gösterir. Ürün grubunu yazmak, iadeyi eksi satır olarak tutmak ve indirim öncesi birim kâr hesabı yapmak bu bağı görünür kılan üç basit alışkanlıktır. Bir sezon boyunca uygulayın; gelecek sezonun alım listesini tahminle değil kendi kaydınızla hazırlarsınız.