Yazılımsız Stok Takibi: Haftada 20 Dakikalık Basit Sayım Sistemi

Stok programı kurmayı üç kez denedin, üçünde de ikinci haftada bıraktın. Normal. Barkod okutup her kalemi sisteme girmek, 2 kişilik bir dükkanda günde 40 dakika demek ve bu 40 dakika hiçbir zaman bulunamaz. Ama stok takibi yapmamanın da bir bedeli var: raf boş kaldığı için kaçırdığın satış, fazla aldığın için bozulan mal, ve "acaba çalınıyor mu" şüphesi. Ortada bir yol var: her şeyi değil, önemli olanı say. Haftada bir kez, 20 dakikada, sadece 15-20 kalem. Bu yazı o sistemi kuruyor.

Neden her şeyi saymana gerek yok

Bir bakkalda 800 çeşit ürün olabilir ama cironun büyük kısmını 40-50 kalem yapar. Kalanı toplamda küçük tutar ve tek tek takip etmenin maliyeti, elde edeceğin faydadan büyüktür. Bir kafede aynı şey geçerli: süt, kahve çekirdeği, bardak, şurup ve birkaç kalem — para bunlarda döner. Peçetenin 3 paket eksik çıkması sana hiçbir şey söylemez. O yüzden ilk iş listeyi kısaltmak: parayı en çok tutan, en hızlı biten veya en kolay kaybolan kalemleri seç. 15-20 kalemden fazla olursa sistem yaşamaz, garanti veriyorum.

Sayım listesine hangi ürünler girer

• Ciroda ilk sırada olanlar — satışının kabaca yarısını yapan kalemler.
• Pahalı olanlar — tek birimi yüksek tutarlı ürünler; 2 adet kaybolsa fark eder.
• Çabuk bozulanlar — süt, et, sebze, hazır gıda; fire buralarda gizlenir.
• Kolay cebe girenler — küçük, pahalı, dikkat çekmeyen ürünler (sigara, batarya, kozmetik, küçük yedek parça).
• Sürekli biten sarf malzemeleri — kafede bardak/kapak, berberde jilet/köpük, oto sanayide yağ/filtre.
• Tedarik süresi uzun olanlar — sipariş verince 1 hafta gelen ürünler; boş kalmaman gereken kalemler.

Haftalık sayımın kuralları

Sayımın işe yaraması için üç kural var. Birincisi: her hafta aynı gün ve aynı saatte. Pazartesi sabahı açılışta ya da pazar akşamı kapanışta — hangisi düzeninde oturuyorsa. Gün değişirse rakamlar karşılaştırılamaz hale gelir. İkincisi: satış açıkken sayma. Sen sayarken bir müşteri gelip 3 kutu alırsa sayım çöpe gider. Üçüncüsü: aynı kişi saysın. Farklı kişiler farklı şeyleri farklı sayar — biri depodakini dahil eder, diğeri etmez. Kim sayarsa saysın, neyi dahil edeceğini bir kez yazın ve ona sadık kalın.

Sayım formunda olması gereken 5 sütun

• Ürün adı — herkesin anladığı isimle, marka+gramaj ("süt" değil, "X süt 1 lt").
• Geçen haftaki sayım — önceki hafta kaç adet kalmıştı.
• Bu hafta gelen — hafta içinde tedarikçiden giren miktar.
• Bu haftaki sayım — bugün rafta ve depoda gerçekten olan.
• Beklenen satış / fark — (geçen hafta + gelen − bugün) = hafta içinde çıkan miktar. Bu satışının olması gereken adedi.

Fark çıkınca ne anlama geliyor

Bir örnek: geçen hafta 24 kutu vardı, hafta içinde 36 kutu geldi, bugün 11 kutu var. Demek ki 49 kutu çıkmış. Kasa kayıtlarında ise 44 kutu satılmış görünüyor. Aradaki 5 kutu nereye gitti? İhtimaller sınırlı: bozulup atıldı, kırıldı, personel içti/aldı, müşteri parasını ödemeden aldı, veresiye verildi ama yazılmadı, ya da satış kaydı eksik girildi. Beş kutu 40 ₺'den 200 ₺ eder — bir haftada. Yılda 10.000 ₺'yi geçer. Sayımın tek amacı bu farkı görünür kılmak; farkı görmeden sebebini araştıramazsın.

Fireyi ayrı yazmak neden şart

Bozulan, kırılan, tarihi geçen malı hiçbir yere yazmıyorsan, o mal sayımda "kayıp" olarak görünür ve seni yanlış yere bakmaya iter. Kasanın yanına küçük bir defter veya bir kağıt as: tarih, ürün, adet, sebep. "12 Temmuz, 3 lt süt, tarihi geçti." 10 saniye sürer. Ay sonunda bu listeyi topladığında iki şey öğrenirsin: gerçek fire maliyetin ne kadar ve hangi üründe yoğunlaşıyor. Bir kafede haftada 4 litre süt döküyorsan sorun sipariş miktarındadır, personelin dikkatinde değil — çözüm de farklıdır.

Sipariş kararını sayımdan çıkarmak

Sayımın ikinci faydası, tahmin yerine rakamla sipariş vermek. Elinde 4 haftalık veri olduğunda haftalık ortalama tüketimi görürsün: örneğin ayda sırasıyla 49, 52, 46, 51 kutu çıkmış — ortalama 50. Bir haftalık emniyet payı istiyorsan rafında hep 50 civarı olsun. Sayım günü 11 kutu görüyorsan 90 kutu sipariş etmene gerek yok, 90 gelirse parasını rafta bekletirsin. Küçük işletmede rafta bekleyen mal, ödeyemediğin fatura demektir. Sayım, stok takibinden çok bir nakit yönetimi aracıdır aslında.

İlk 4 haftada ne bekleyeceksin

İlk hafta sayım 35-40 dakika sürer, çünkü listeyi oluştururken tereddüt edersin. İkinci hafta 25 dakikaya iner. Dördüncü haftadan sonra 15-20 dakika. İlk iki haftanın farkları da güvenilir olmaz — geçmiş kayıt olmadığı için başlangıç rakamı tahmindir. Asıl bilgi üçüncü haftadan itibaren gelir. O yüzden kendine bir aylık süre tanı ve ilk çıkan farklara göre karar verme. Bir ay sonunda elinde 4 haftalık karşılaştırma olur ve ilk kez "bu dükkanda mal nereye gidiyor" sorusuna tahminle değil rakamla cevap verirsin.