Registar ordenados, horas e gorjetas com 1 a 5 pessoas

Tem duas ou três pessoas a trabalhar consigo. Ninguém marca ponto, as trocas de turno fazem-se por mensagem, e no fim do mês está a tentar lembrar-se de quem ficou o sábado inteiro e quem saiu mais cedo na quarta-feira. As gorjetas ficam num copo e dividem-se pela sensação de quem estava lá. Enquanto corre tudo bem, funciona. Deixa de funcionar no dia em que alguém acha que recebeu a menos, e nessa altura não há registo nenhum para pôr em cima da mesa — só duas memórias diferentes.

A primeira coisa a fazer é separar três coisas que costumam andar misturadas e não são a mesma. O ordenado é o que está combinado por contrato e sai todos os meses. As horas são o que aconteceu de facto: entradas, saídas, faltas, trocas, horas a mais. As gorjetas são dinheiro dos clientes destinado a quem atende — passa pelas suas mãos, mas não é seu nem é faturação sua. É a mistura das três no mesmo caderno que gera as discussões.

O que registar sobre horas, todos os dias

• Quem trabalhou nesse dia, com hora de entrada e hora de saída.
• As faltas e os atrasos, marcados no próprio dia e nunca no fim do mês.
• As trocas de turno, com o nome de quem trocou com quem.
• As horas que ficaram para lá do horário, com o motivo escrito em três palavras.
• As férias e folgas, marcadas com antecedência num calendário que toda a gente vê.
• O que combinou de viva voz e não está no contrato, escrito no dia em que combinou.

O suporte pode ser uma folha A4 afixada atrás do balcão ou na copa, uma por mês, com os dias em linhas e as pessoas em colunas. Cada um preenche a sua entrada e a sua saída. Custa vinte segundos por dia e resolve quase toda a discussão possível. A regra que faz a folha funcionar não é o formato, é o momento: preenche-se no próprio dia. Uma folha preenchida no fim do mês por memória é uma folha de ficção, e toda a gente sabe disso, a começar por quem a preencheu.

Do lado do dinheiro, registe o pagamento no dia em que sai da conta, com o nome, o mês a que respeita e a forma como pagou. Se paga por transferência, guarde a referência; se paga em numerário, fique com um recibo assinado, que protege os dois lados. E registe também o que sai a seguir e não é o ordenado: as contribuições para a Segurança Social e as retenções. Esses valores saem em datas próprias e, se não estiverem no seu registo, o custo real da equipa aparece sempre mais baixo do que é na realidade.

Custos de pessoal que é fácil esquecer

• A parte das contribuições que fica a cargo da empresa, além da que é descontada ao trabalhador.
• O subsídio de alimentação, pago em dinheiro ou em cartão.
• Os subsídios de férias e de Natal, que não são mensais mas pesam todos os meses.
• O seguro de acidentes de trabalho.
• As horas a mais e o trabalho em dias de descanso, quando existem.
• Fardas, formação e material que a equipa usa e que alguém tem de comprar.

As gorjetas exigem uma regra decidida antes e escrita. Antes, porque decidir no fim do mês é decidir com o resultado à frente e ninguém acredita nisso. Escrita, porque uma regra que só existe na conversa muda de forma consoante quem se lembra dela. Há ainda um detalhe prático que se complica a cada ano: uma parte crescente das gorjetas chega por cartão ou por MB Way. Esse dinheiro entra na sua conta, mas não é uma venda sua e tem de sair outra vez para quem atendeu. Registe-o em duas linhas, entrada e entrega, e nunca o deixe misturado com a faturação do dia.

Regras de gorjetas que funcionam em equipas pequenas

• Defina se a gorjeta é de quem atendeu ou de todos, e escreva-o num papel que toda a gente leu.
• Se for repartida, reparta por horas trabalhadas no período e não por antiguidade ou simpatia.
• Anote no fim de cada dia o total do copo e o total das gorjetas recebidas por cartão ou telemóvel.
• Entregue com uma periodicidade fixa: semanal costuma ser mais fácil de conferir do que diária.
• Peça uma assinatura ou uma confirmação por mensagem no momento da entrega.
• Deixe claro o que acontece com quem entra a meio do turno ou está de folga nesse dia.

Uma vez por mês, junte sempre o mesmo conjunto e envie na mesma altura: a folha de horas do mês, a lista de faltas e ausências, as horas a mais, os pagamentos que fez com data, e qualquer alteração de pessoal — entradas, saídas, mudanças de horário. Enviar sempre o mesmo pacote na mesma altura faz uma diferença enorme e é a coisa mais barata que pode fazer para reduzir as perguntas de última hora. Um mês que chega completo trata-se de uma vez; um mês que chega em pedaços custa tempo a toda a gente.

Reserve quinze minutos no início de cada mês para uma conferência simples. As horas da folha batem com o que pagou? As gorjetas registadas batem com as entregues? Alguém tem férias por marcar que se vão acumular todas para dezembro? Estas três perguntas, feitas todos os meses, evitam quase todas as conversas difíceis que costumam aparecer quando alguém sai. E se alguém sair, tem o histórico organizado em vez de o ter de reconstruir a correr.

Comece pelo mais simples de todos: uma folha por mês com as horas de cada pessoa, preenchida no próprio dia, e uma regra de gorjetas escrita numa linha. Não precisa de software para isto e não precisa de o fazer bonito. Precisa de o fazer sempre, porque o valor de um registo destes não está no dia em que o escreve — está no dia em que alguém pergunta.