Que documentos entregar ao contabilista todos os meses

A cena é conhecida em qualquer pequeno negócio: chega o início do mês, o contabilista liga a pedir os documentos, e tu apareces com um saco de talões amarrotados, meia dúzia de fotografias no telemóvel e a promessa de que «o resto vai por e-mail». Perdem os dois — ele perde horas a decifrar, tu perdes deduções e pagas mais imposto do que devias. A boa notícia: a lista do que o contabilista precisa é curta e previsível, e organizá-la cabe em dez minutos por semana. Este guia diz-te exatamente o que enviar, quando enviar e como nunca mais perder uma fatura.

O que o contabilista faz (e o que não faz) por ti

Convém começar por aqui, porque há um mal-entendido caro. O contabilista classifica os teus documentos, entrega as declarações de IVA e das retenções, trata das obrigações com a Segurança Social e fecha as tuas contas — mantém-te em dia com o Estado. O que ele não faz: adivinhar despesas que nunca lhe entregaste, recuperar faturas emitidas sem o teu NIF, ou gerir a tua caixa no dia a dia. O portal e-fatura ajuda, mas não apanha tudo — e cada fatura perdida é uma despesa que não deduz. Traduzido em euros: pagas mais imposto por desorganização, não por azar. O contabilista trabalha com o que lhe dás; a qualidade do que ele entrega começa na tua rotina, não na dele.

A lista mensal: o que enviar sempre

• Faturas de venda emitidas no mês (se o teu software de faturação não as envia automaticamente).
• Faturas de compras e despesas com o NIF da atividade: fornecedores, renda, luz, água, comunicações, combustível, material.
• Extrato bancário completo da conta do negócio.
• Extratos do TPA/multibanco do mês.
• Recibo de renda do espaço.
• Documentos de pessoal: folhas de vencimento, mapas de horas, admissões ou saídas de funcionários.
• Comprovativos de pagamentos já feitos ao Estado: guias de IVA, Segurança Social, retenções.
• Contratos novos ou alterados: leasing, empréstimos, seguros, arrendamento.

Despesas pagas do bolso: como não as perder

É a categoria onde mais dinheiro se perde em todos os pequenos negócios. O gasóleo da carrinha, as portagens, a compra rápida no armazém quando faltou qualquer coisa, o café com um fornecedor — despesas pagas do bolso, com o talão a desfazer-se no porta-luvas. A regra tem duas partes e ambas acontecem no momento, não depois. Primeira: pede fatura com o NIF da atividade — o talão simples não serve para deduzir. Segunda: regista logo ali, onde já estás. Tirar fotografia ao talão e deixá-la morrer entre quatro mil fotografias na galeria do telemóvel não é registar; escrever «gasóleo 45» com a fotografia num sítio único — um caderno, uma pasta, um grupo de mensagens dedicado — é. No fim do mês, está tudo no mesmo lugar, com data e valor, pronto a seguir.

Quando enviar: uma rotina mensal simples

O contabilista vive de prazos apertados: todos os meses há datas fixas para o IVA, para a Segurança Social e para as retenções, e o teu atraso vira o sufoco dele — e às vezes coima tua. A solução é combinar uma data fixa e cumpri-la como quem paga a renda: por exemplo, tudo enviado até ao dia 5 do mês seguinte. Envia num pacote único, não em doses homeopáticas ao longo do mês — dez e-mails avulsos garantem que algo se perde. E acaba sempre com a mesma pergunta: «falta alguma coisa?». Essa pergunta de cinco segundos apanha o extrato esquecido ou a fatura em falta enquanto ainda é fácil resolver, em vez de aparecer como surpresa na declaração de IVA.

Como organizar tudo em 10 minutos por semana

• Escolhe um único sítio para tudo: uma pasta física, um e-mail dedicado ou um grupo de mensagens só para o negócio — o que mata a organização é ter três sítios.
• Fotografa a fatura no dia em que a recebes, não na véspera de enviar ao contabilista.
• Escreve o essencial junto ao documento: o quê, quanto e como pagaste (caixa, cartão, transferência).
• Pede sempre fatura com NIF — habitua os fornecedores; ao terceiro mês já nem precisas de pedir.
• Sexta-feira, 10 minutos: passa a semana em revista e confirma que não falta nada.
• No dia combinado do mês: junta tudo, envia num só pacote e pergunta ao contabilista se falta algo.

Um resumo pronto a enviar, direto do WhatsApp

Há uma forma de fazer esta rotina quase sem esforço: usar um sítio onde já passas o dia inteiro. Se durante o mês escreveres cada movimento num grupo de WhatsApp — «fornecedor 230», «gasóleo 45 do bolso», com a fotografia da fatura — chegas ao fim do mês com um diário completo do negócio: tudo datado, somado e no mesmo sítio. É esse resumo, limpo e organizado, que segue para o contabilista junto com os documentos. Atenção à parte que continua a mandar: o contabilista precisa dos documentos fiscais em si — as faturas, os extratos, os recibos. O resumo não os substitui; dá-lhes contexto e garante que nada ficou esquecido no porta-luvas. A diferença sente-se logo no primeiro mês: menos telefonemas a pedir «aquela fatura», menos despesas perdidas, e um contabilista que trabalha a teu favor em vez de andar atrás de ti.