Controlo de caixa no talho: quebra, quilos e crédito

Compra vinte quilos de vitela e vende vinte quilos de vitela — só que não. Entre a câmara e a montra há osso, gordura aparada, peças que perdem peso e o pedaço que fica pequeno de mais para vender e acaba na carne picada. No fim do dia a gaveta tem dinheiro, mas a relação entre o que entrou pela porta das traseiras e o que saiu no papel de embrulho nunca é direta. É por isso que o controlo de caixa num talho não pode ser só somar vendas. Se não perceber a distância entre o quilo comprado e o quilo vendido, pode ter uma boa semana de faturação e mesmo assim ficar sem dinheiro na conta quando a fatura do grossista chegar.

A margem de um talho engana porque parece grande na etiqueta e é pequena no fim do mês. O preço de venda ao quilo está muito acima do preço de compra, o que dá uma sensação confortável a quem está ao balcão. Só que uma parte do que comprou nunca chega a ser vendida a esse preço: vai como aparas, vai para picado a preço mais baixo, ou simplesmente não vai. A conta que interessa não é preço de venda menos preço de compra. É quanto dinheiro entrou na semana contra quanto dinheiro saiu para fornecedores, ordenados, renda e frio. Tudo o resto é conversa de bancada.

O que registar em cada compra ao fornecedor

• A data da entrega e o nome do fornecedor, mesmo quando a fatura só chega dias depois.
• O tipo de carne e a quantidade recebida, para poder comparar com aquilo que efetivamente vendeu.
• O valor total da compra e a forma de pagamento combinada, seja pronto pagamento ou a prazo.
• A data em que o dinheiro sai mesmo da conta, que é o que interessa a um livro de caixa.
• Qualquer diferença entre o que encomendou e o que veio, porque isso costuma desaparecer da memória em dois dias.

A quebra é o assunto mais adiado num talho, porque medi-la parece exigir uma balança em cada gesto. Não exige. Exige uma comparação grosseira, feita sempre da mesma forma: quantos quilos entraram nesta semana e quanto dinheiro entrou em vendas desse tipo de carne. Não vai obter um número exato e não precisa dele. Vai obter uma referência sua. Quando essa relação piorar de forma clara numa semana normal, há uma explicação concreta à espera de ser encontrada: uma peça que se estragou, um corte mal feito, promoções a mais, ou carne comprada em quantidade errada para o movimento daquela semana.

Como tornar a quebra visível sem pesar tudo

• Aponte os quilos que entram por tipo de carne, usando a guia de remessa que já lhe é entregue.
• Aponte, no fim da semana, o total vendido de cada família de produto, mesmo que apenas em valor.
• Registe à parte o que foi para picado, para enchidos ou para preparados, porque é aí que a margem muda.
• Anote as peças perdidas ou devolvidas, com uma linha de duas palavras a explicar porquê.
• Compare sempre semanas semelhantes, porque uma semana com feriado não se compara com uma semana normal.

Depois há o ritmo da semana, que num talho é tudo menos plano. Sexta e sábado costumam valer mais do que segunda, terça e quarta juntas, e o mesmo acontece nas vésperas de festas e no Natal. Isto tem duas consequências práticas para a caixa. A primeira é que uma média diária não serve para nada: para decidir compras e horários precisa de saber quanto vale cada dia da semana, e para isso tem de registar o fecho dia a dia. A segunda é que o fim de semana concentra também o risco. Comprar a pensar num sábado cheio que depois não aparece é a forma mais rápida de transformar carne em prejuízo.

O crédito a restaurantes merece um parágrafo só para ele, porque é onde os talhos ganham volume e perdem noites de sono. Fornecer duas ou três casas da zona dá uma base de vendas agradável durante a semana. O problema é que essa base costuma ser vendida a preço mais baixo e recebida bastante mais tarde. A regra prática é simples: cada entrega a crédito fica registada com data, valor e nome, e cada pagamento recebido é marcado na mesma lista. Se um cliente ultrapassar o limite que definiu à partida, para de fornecer até regularizar. Não é falta de confiança, é a única forma de ainda o poder fornecer daqui a um ano.

Regras simples para vender a crédito a restaurantes

• Defina à partida um limite máximo por cliente e diga-o antes da primeira entrega, não depois.
• Registe todas as entregas na mesma lista, com data, valor e nome de quem recebeu a mercadoria.
• Combine um dia fixo de pagamento por mês e trate-o como um compromisso, não como uma sugestão.
• Não deixe acumular mais de duas ou três entregas por liquidar sem ter uma conversa direta com o cliente.
• Reveja a lista de dívidas todas as semanas, sempre no mesmo dia, mesmo quando parece estar tudo bem.
• Lembre-se de que uma entrega a crédito não é dinheiro em caixa e não deve ser somada às vendas do dia.

Um exemplo, com valores inventados para ilustrar a mecânica. Numa semana entraram ao balcão 2.100 € em numerário e 1.850 € em Multibanco e MB WAY, mais 620 € de entregas a dois restaurantes que pagam ao dia 30. Do lado das saídas, 1.900 € para o grossista, 260 € de eletricidade e 90 € de material de embalagem. O dinheiro que entrou de facto foram 3.950 €. Vendeu 4.570 €. Saíram 2.250 €. E há 620 € que dependem de dois telefonemas no fim do mês. Ver as três coisas separadas — recebido, vendido e por receber — muda por completo a leitura da semana.

O fecho ideal num talho leva cinco minutos e faz-se com a porta já fechada: valor da gaveta, valor do terminal, saídas do dia e entregas a crédito feitas. Quatro linhas. Ao fim de uma semana consegue ver o peso de cada dia; ao fim de um mês consegue ver se o negócio aguenta o preço a que está a comprar. É pouco trabalho para o que devolve. A alternativa habitual, que é decidir as compras pela sensação de como correu o último sábado, costuma custar bem mais caro do que estes cinco minutos.