Controlo de stock sem software: a contagem semanal que demora 15 minutos

A maior parte dos negócios com uma ou duas pessoas não precisa de um sistema de gestão de stock. Precisa de saber três coisas: o que está a acabar, o que está parado a ocupar dinheiro, e o que está a desaparecer sem ser vendido. Estas três respostas obtêm-se com uma folha impressa, uma caneta e quinze minutos por semana. O que se segue é o método, sem leitor de códigos de barras e sem licenças mensais.

Contar tudo é o erro que faz desistir

Quem tenta inventariar as 400 referências de uma mercearia desiste à terceira semana — e com razão, porque não compensa. A regra prática é conhecida: uma minoria dos artigos representa a maioria do dinheiro. Num café, o café em grão, os refrigerantes, a cerveja e o leite valem mais do que todo o resto junto. Numa oficina, os óleos e os filtros. Numa loja de roupa, as duas ou três referências que giram todas as semanas. Conte esses. Os restantes verifica a olho e repõe quando vê a prateleira vazia.

Como escolher os artigos que vale a pena contar

• Os que custam mais dinheiro por unidade — uma garrafa de bebida branca a 14 € pesa mais que cem pacotes de açúcar.
• Os que saem em maior quantidade — se vende 60 unidades por semana, uma quebra de 5% já é dinheiro real.
• Os que desaparecem com facilidade — artigos pequenos, caros e fáceis de levar ao bolso.
• Os que estragam com o tempo — fresco, laticínios, tudo com prazo curto.
• Os que já lhe deixaram o cliente à espera — se ruturou uma vez e perdeu uma venda, esse artigo entra na lista.

A folha de contagem, coluna a coluna

Numa folha de cálculo ou numa folha A4 impressa, faça seis colunas: artigo, unidade de contagem, quantidade contada, quantidade da semana anterior, entradas da semana e saídas esperadas. A coluna da unidade é a que mais gente esquece e a que mais confusão gera: decida se conta o café em quilos ou em pacotes, a cerveja em garrafas ou em grades, e escreva-o. Depois disso, nunca mude. Meio da lista em grades e meio em unidades é como se perdem duas horas a discutir números que ninguém consegue comparar.

A conta que revela tudo

A lógica é simples e não precisa de nenhum programa. Stock da semana passada, mais o que comprou, menos o que vendeu, deve dar o stock de hoje. Se não dá, há uma explicação — e é essa explicação que vale os quinze minutos. Exemplo real de uma mercearia: 48 garrafas de água na semana anterior, entraram 72 (três grades de 24), o registo de vendas diz 61 vendidas. Esperado: 59. Contadas: 53. Faltam seis garrafas. Seis garrafas a 0,55 € de custo são 3,30 € — pouco. Mas se acontece todas as semanas, são 172 € por ano numa só referência, e provavelmente está a acontecer noutras dez.

Para onde vai o stock que desaparece

• Consumo interno não registado — o refrigerante que o funcionário bebe ao almoço, o café oferecido ao fornecedor.
• Quebra e prazo de validade — produto deitado fora sem ninguém apontar.
• Erro no ponto de venda — vendido como outro artigo mais barato, ou não registado por pressa.
• Erro na receção da mercadoria — a grade veio com 22 em vez de 24 e ninguém conferiu.
• Ofertas e amostras ao cliente — legítimas, mas têm de ser anotadas, senão contaminam o número.
• Furto — existe, mas costuma ser a menor das causas; verifique as outras cinco antes de assumir a pior.

O outro lado: o dinheiro que está parado na prateleira

Falamos sempre da rutura, raramente do excesso. Cada caixa a mais no armazém é dinheiro que já saiu da sua conta e ainda não voltou. A conta útil chama-se cobertura: quantas semanas de venda tem em stock. Se vende 20 unidades por semana e tem 100 em armazém, tem cinco semanas de cobertura. Para um artigo de rotação rápida isso é excessivo — está a financiar o seu fornecedor. Para um artigo sazonal antes do pico, pode ser exatamente o que precisa. Escreva ao lado de cada referência quantas semanas quer ter, e compare na contagem.

Definir o ponto de encomenda em três passos

Primeiro, veja quantas unidades vende por semana em média — três semanas de contagens chegam para ter uma ideia. Segundo, veja quantos dias demora o fornecedor a entregar depois de encomendar. Terceiro, some uma margem de segurança para a semana em que corre tudo mal. Se vende 30 por semana, o fornecedor demora quatro dias e quer uma folga de meia semana, o ponto de encomenda anda à volta de 32 unidades. Quando a contagem de sexta mostrar menos de 32, encomenda. Não pensa mais no assunto durante a semana.

Ligar a contagem ao dinheiro

A contagem só ganha força quando conversa com os registos de compras e vendas. Se sabe que comprou 620 € de bebidas este mês e que o stock de bebidas está praticamente igual ao do início, então vendeu quase exatamente o que comprou — e a margem que calculou deve estar próxima da real. Se o stock cresceu 300 €, o resultado do mês está melhor do que a conta bancária sugere, porque parte do dinheiro está em armazém e não em caixa. É este o tipo de leitura que separa quem gere de quem apenas trabalha muito.