Gestão de contas numa loja de roupa: stock e margem

A loja teve um bom sábado, a caixa fechou com um valor simpático e, mesmo assim, no dia 8 a conta bancária não chega para pagar ao fornecedor da coleção passada. Nas araras há camisolas de todos os tamanhos menos os dois que as pessoas pedem, e há uma prateleira inteira de peças já descontadas duas vezes que continuam ali. Gerir as contas de uma loja de roupa é isto: o dinheiro está quase todo em pano pendurado. Vender bem num dia não significa ganhar dinheiro no mês, porque a margem real só aparece depois de contar o que ficou por vender e o que foi vendido com desconto.

O primeiro passo é aceitar que uma loja de roupa tem dois registos, não um. Um é o dinheiro: o que entra na caixa e o que sai para fornecedores, renda e o resto. O outro é o stock: o que comprou, o que vendeu e o que continua em loja. Sem o segundo, o primeiro mente. Uma loja que compra três coleções seguidas pode ter caixa positiva todos os meses e estar a ficar cada vez mais pobre, porque o dinheiro está a transformar-se em peças paradas. Quem trabalha com stock precisa de olhar para os dois lados ao mesmo tempo.

O mínimo a registar em cada dia de vendas

• O total vendido, separado entre numerário, cartão e MB WAY, para conseguir bater a caixa ao fecho.
• O número de peças vendidas, e não apenas o valor, porque é a única forma de perceber o preço médio.
• As vendas feitas com desconto, com indicação do desconto aplicado, mesmo quando foi decidido no momento.
• As devoluções e as trocas do dia, que mexem com o dinheiro e com o stock ao mesmo tempo.
• As saídas da caixa, incluindo pequenas despesas como sacos, cabides ou o café da tarde.
• Os vales de troca emitidos, porque são um compromisso de mercadoria futura e não uma venda concluída.

O stock por tamanho é onde a maioria das lojas pequenas perde dinheiro sem perceber. Compra-se uma grade completa de uma referência, vendem-se os tamanhos do meio em duas semanas e ficam os extremos. Como a arara continua visualmente cheia, a sensação é de que ainda há stock, mas o que há é stock que já ninguém quer. O indicador útil aqui não é o número total de peças, é quantas referências estão incompletas nos tamanhos que mais vendem. Uma referência que já não tem M nem L está, na prática, esgotada, e continuar a expô-la no melhor sítio da loja é ocupar espaço que devia estar a vender outra coisa.

Uma contagem semanal que demora vinte minutos

• Escolha sempre o mesmo dia e a mesma hora, de preferência num período calmo da semana.
• Conte por referência e por tamanho, e não por totais da loja, porque é o detalhe que traz a informação.
• Marque as referências em que já faltam os tamanhos centrais, para decidir se repõe ou se liquida.
• Anote há quanto tempo cada peça está em loja, nem que seja com o mês de entrada escrito na etiqueta.
• Compare com a contagem da semana anterior e olhe apenas para as diferenças.

Os saldos e os descontos são a decisão financeira mais importante do ano numa loja de roupa e quase sempre são tomados por instinto. A ideia de que uma peça vendida com desconto é uma perda está errada: a perda a sério é a peça que passa duas estações na arara e nunca chega a ser vendida a preço nenhum. O que ajuda a decidir é saber há quanto tempo cada peça está em loja. Com essa informação, o desconto deixa de ser um gesto de desespero em janeiro e passa a ser uma regra tranquila: o que passou determinado tempo sem sair vai para desconto, liberta espaço e transforma-se em dinheiro para a coleção seguinte.

As trocas e devoluções são o outro sítio onde o fecho de caixa deixa de bater. Uma devolução com dinheiro devolvido é uma saída de caixa e uma entrada de stock. Uma troca por outra peça do mesmo valor não mexe no dinheiro, mas mexe no stock. Um vale de troca não é venda: é uma promessa de mercadoria que fica pendente até ser usado. Se estas três situações forem todas registadas como «venda anulada», ao fim de um mês ninguém consegue explicar as diferenças de caixa nem saber quantos vales continuam por levantar. Distinguir as três demora dois segundos no momento e poupa uma tarde inteira de investigação no fim do mês.

Como registar trocas e devoluções sem estragar o fecho

• Registe a devolução com dinheiro devolvido como uma saída de caixa, com a referência da peça que voltou.
• Registe a troca por outra peça sem mexer no valor da caixa, mas atualizando as duas referências no stock.
• Anote cada vale de troca emitido numa lista separada, com data, valor e nome de quem o recebeu.
• Verifique o estado da peça devolvida e assinale se voltou a ficar vendável ou se passou a defeito.
• Tenha a sua política de trocas escrita e visível na loja, para que a conversa ao balcão seja sempre a mesma.

Vejamos um sábado inventado, apenas para mostrar as contas. Vendeu 14 peças num total de 680 €, das quais 4 com desconto de saldo. Uma cliente devolveu uma peça de 45 € e levou o dinheiro; outra trocou uma camisola por outra do mesmo preço. Saíram ainda 25 € da caixa para sacos. A caixa do dia fica com 610 € de entrada líquida, mas o número que vai contar para o mês é outro: saíram 14 peças, voltou uma, e quatro delas saíram abaixo do preço de etiqueta. Se registar apenas os 680 €, nunca vai perceber por que razão dois meses com vendas parecidas deixam quantias de dinheiro tão diferentes na conta.

No fim do mês, quatro números chegam para saber como está a loja: quanto entrou, quanto saiu, quantas peças vendeu e quanto dinheiro está parado em stock. O último é o mais desconfortável e o mais útil, porque é ele que explica a diferença entre uma loja com movimento e uma loja com lucro. Com três ou quatro meses destes registos, as decisões da próxima coleção passam a apoiar-se no que a loja já mostrou que vende, em que tamanhos e a que preço.