Contabilidad de lavandería: tickets, pendientes y luz

El mostrador está lleno de bolsas con el resguardo grapado. Unas ya están pagadas, otras se cobran al recoger, y hay dos que llevan tres semanas ahí porque el cliente no aparece. En la trastienda las máquinas llevan girando desde las ocho y la factura de la luz llegará dentro de mes y medio, cuando ya no recuerdes cuántos ciclos hiciste. Al final del día metes el efectivo en el cajón, miras el datáfono y no sabes si has ganado dinero o solo lo has movido.

Antes de apuntar nada hay que decidir una cosa: cuándo cuentas el ingreso, si al entrar la ropa o al recogerla el cliente. Para el control diario del dinero, lo práctico es contarlo cuando cobras. Así la caja cuadra con lo que hay en el cajón y en el banco, sin ficciones. Lo que ha entrado y todavía no se ha cobrado no desaparece: va a una lista aparte de trabajos pendientes de entregar. Son dos listas, no una, y mezclarlas es el origen de casi todos los descuadres en una lavandería.

Qué apuntar cada día en una lavandería

• El cobro de cada servicio entregado, separando efectivo de datáfono y Bizum.
• Los adelantos: si cobras al dejar la ropa, apúntalo como cobro del día, no como trabajo terminado.
• Las entradas de ropa del día, con nombre, número de resguardo y fecha prevista de recogida.
• Los productos consumidos cuando los compras: detergente, suavizante, perchas, fundas y bolsas.
• Las averías y reparaciones de máquina, aunque sean pequeñas: es el gasto que más se olvida y el que más avisa.
• Los recibos fijos aunque no pasen por caja: alquiler del local, luz, agua, seguro y cuota de autónomos.

Muchas lavanderías cobran de dos maneras a la vez: por prenda en tintorería y planchado, y por kilo en ropa de casa o de bares y peluquerías. Son dos tarifas con dos costes distintos y conviene que no se sumen en una sola línea de ventas. Basta con una etiqueta al apuntar: prenda o kilo. Al cabo de un mes sabrás cuál de las dos te está dando de comer. Suele haber sorpresas: el kilo mueve volumen y ocupa las máquinas todo el día, mientras que unas pocas prendas delicadas dejan más margen con menos consumo.

Cómo controlar la ropa pendiente de recoger

• Ten una lista única de pendientes con fecha de entrada, no papeles sueltos por el mostrador.
• Marca en esa lista si el trabajo está cobrado por adelantado o pendiente de cobro; son dos situaciones muy distintas.
• Revisa la lista una vez por semana, siempre el mismo día, y avisa a quien lleve más de quince días sin pasar.
• Ten por escrito y a la vista tu plazo de custodia y qué ocurre si nadie recoge la prenda.
• Cuando entregues, tacha la línea en ese momento: el error más común es cobrar y no cerrar el pendiente.
• Cuenta cada mes cuántas prendas llevan más de un mes ahí: es espacio, es riesgo y a veces es dinero que no vas a cobrar.

En una lavandería la luz no es un gasto fijo, es materia prima. Cada ciclo de lavado y sobre todo cada secado consume, y ese consumo depende de cuántas máquinas pongas y a qué hora. El problema es de calendario: el gasto lo generas hoy y la factura llega semanas después. Por eso conviene apuntar cada día cuántos ciclos has hecho, aunque sea de forma aproximada, y guardar la factura junto a esa cuenta. Con dos o tres meses de datos verás qué cuesta de verdad un ciclo y podrás decidir si mover carga a las horas más baratas de tu tarifa compensa.

Como ejemplo inventado, solo para ver el mecanismo: supón que en un mes has hecho 400 ciclos entre lavado y secado y la factura de la luz ha sido de 600 €. Salen 1,50 € de luz por ciclo. Si tu servicio más barato se cobra a 4 €, ya sabes que más de un tercio se va en electricidad antes de contar detergente, alquiler y tu tiempo. Los números son inventados; el ejercicio no. Hazlo con tus facturas y tus ciclos una vez y tendrás una referencia para el resto del año.

Si tienes parte de autoservicio, el control cambia un poco. El dinero no entra por un cajón, entra por un monedero o por el TPV de la máquina, y el riesgo es no vaciar y contar con regularidad. Lo razonable es fijar un día concreto de recaudación, contarlo delante de la máquina y apuntar el total ese mismo día, separado de la venta atendida. Si mezclas la recaudación de dos semanas en una sola línea, pierdes toda la información sobre qué días y qué máquinas funcionan.

Nada de lo anterior aguanta si hay que reconstruirlo por la noche. Lo que funciona es apuntar en el momento del cobro y en un único sitio: una libreta junto a la caja, una hoja en el ordenador de la trastienda o el móvil. Da igual la herramienta mientras sea siempre la misma y se cierre todos los días. Un sistema imperfecto que se rellena a diario vale más que uno perfecto que se rellena tres veces al mes.

Una lavandería se lleva con tres listas: lo cobrado cada día, la ropa pendiente de recoger y el consumo real de las máquinas. Ninguna de las tres necesita software, pero las tres necesitan constancia. Cuando lleves un par de meses apuntando, sabrás qué tarifa te compensa, qué día sobra personal y si la luz te permite mantener el precio que tienes.