Contabilidad de un gimnasio pequeño: cuotas y bonos

En enero cobras las altas de todo el año y el banco tiene mejor aspecto que nunca. En marzo la remesa vuelve con diez recibos devueltos, tres socios se han dado de baja sin avisar y sigues teniendo veinte bonos de sesiones vendidos que alguien vendrá a gastar. La caja del mes dice una cosa y el negocio dice otra. Ese desfase es el problema específico de un gimnasio pequeño: cobras antes de prestar el servicio, así que el dinero está en tu cuenta pero todavía no es del todo tuyo.

Por eso conviene llevar dos números separados y no confundirlos nunca. El primero es la caja: el dinero que ha entrado y salido este mes. Sirve para pagar el alquiler y saber si llegas a fin de mes. El segundo es el ingreso que ya te has ganado: las cuotas del mes en curso y las sesiones de bonos consumidas de verdad. Ese segundo número es el que dice si el gimnasio es rentable. En un mes de muchas altas el primero es alto y el segundo, normal. En agosto suele pasar lo contrario.

Qué apuntar cada mes en un gimnasio pequeño

• El total de la remesa de recibos emitida y, unos días después, los recibos devueltos: el ingreso real es la diferencia.
• Los cobros de mostrador por datáfono, Bizum o efectivo: matrículas, bonos, entrenamiento personal y días sueltos.
• Las altas y las bajas del mes, contadas en personas y no solo en euros.
• Los bonos vendidos y las sesiones consumidas, anotados por separado.
• Los gastos fijos: alquiler, luz, seguro, mantenimiento de máquinas, limpieza y cuota de autónomos.
• Los pagos a monitores y colaboradores, con el detalle de a quién y por qué concepto.

La domiciliación crea una trampa cómoda: la remesa se manda, el importe aparece en el banco y das el mes por cobrado. Los devueltos llegan después, sueltos, y casi nunca se anotan como lo que son: menos ingreso. Lleva las dos líneas juntas, remesa emitida y recibos devueltos, y quédate con el neto. Si al cabo de tres meses el porcentaje de devueltos no baja, no es un problema del banco: es un problema de cobro que se resuelve hablando con esos socios uno a uno.

Un bono de diez sesiones cobrado hoy es dinero recibido y trabajo por hacer. Contarlo entero como ingreso del mes en que se vende infla el mes bueno y vacía los siguientes, que es justo cuando toca prestar el servicio y pagar al monitor. No hace falta contabilidad avanzada para gestionarlo. Basta con llevar una cuenta de sesiones pendientes: cuántas has vendido y cuántas se han usado. La diferencia es el servicio que debes. Cuando esa cifra crece mes a mes, tienes cobrado por adelantado un trabajo que llegará todo junto.

Cómo controlar los bonos sin complicarte

• Anota cada bono vendido con el nombre, el número de sesiones y la fecha de compra.
• Descuenta la sesión el mismo día en que se usa, no al final de la semana.
• Ponles caducidad y déjala escrita en el momento de la venta, no cuando surja el conflicto.
• Revisa una vez al mes cuántas sesiones vendidas quedan sin consumir: es tu deuda de servicio.
• Si esa cifra sube mucho tras una promoción, cuenta con que esas horas de monitor llegarán más adelante.
• Consulta con tu gestoría cómo debe reflejarse un cobro anticipado en tus declaraciones: el control interno y el tratamiento fiscal no son lo mismo.

En un gimnasio pequeño, la cifra que más manda no es la facturación: son las bajas. Un socio que se va no aparece en ningún sitio, simplemente deja de estar en la remesa del mes siguiente, y es fácil no darse cuenta durante meses. Apunta cada mes cuántas altas y cuántas bajas. Es un minuto. Con seis meses seguidos verás la realidad del negocio mucho mejor que con cualquier cuenta de resultados: si entran quince y se van dieciocho, no tienes un problema de captación sino de permanencia, y eso se arregla en la sala, no en la publicidad.

Como ejemplo inventado para ver cómo encaja todo: un mes emites una remesa de 4.000 €, te devuelven 300 €, cobras 600 € en bonos y 200 € en días sueltos. La caja del mes son 4.500 €. Pero de esos 600 € en bonos solo se han consumido cuatro sesiones, así que la parte que te has ganado de verdad es menor y el resto es servicio que debes. Si con esa caja pagas gastos por 4.200 €, el margen aparente son 300 €, aunque parte del ingreso siga pendiente de prestarse.

Todo esto cabe en una hoja al mes si se apunta cuando pasa. El error habitual es dejarlo para el cierre trimestral, cuando ya nadie recuerda si aquel bono era de cinco o de diez sesiones ni por qué volvió aquel recibo. Lo mínimo viable son los cobros de mostrador el mismo día, la remesa y los devueltos el día que llegan, y altas, bajas y sesiones consumidas una vez por semana.

Un gimnasio pequeño se entiende con cuatro cifras al mes: remesa neta, cobros de mostrador, sesiones de bono pendientes y saldo de altas menos bajas. No es contabilidad, es tener la información delante. Con eso puedes responder a la pregunta que de verdad importa: si el mes que viene no vendieras ni una alta más, ¿el gimnasio se sostendría?