Previsão de fluxo de caixa: 4 semanas em uma página

O mês estava indo bem. Aí chega o boleto do fornecedor no dia 8, o aluguel já saiu no dia 5, a parcela da máquina cai no 10 e o vale do funcionário é no 15. Sobrou pouco, e você descobriu isso na hora de pagar, não uma semana antes. Isso quase nunca é falta de lucro. É falta de data. O dinheiro do mês pode ser suficiente e mesmo assim faltar na terça-feira certa, porque entra devagar, todo dia um pouco, e sai concentrado em poucos dias.

Previsão de caixa de quatro semanas é um calendário, não uma projeção de crescimento. Você não está adivinhando o futuro do negócio: está anotando o que já sabe que vai entrar e o que já sabe que vai vencer, semana a semana, e olhando onde o saldo fica negativo. Quatro semanas costuma ser o prazo certo para negócio pequeno. É curto o bastante para você conhecer quase todos os números e longo o bastante para ainda dar tempo de fazer alguma coisa a respeito.

O que ter em mãos antes de montar

• O saldo de hoje: a conta do negócio mais o dinheiro que está na gaveta.
• Quanto você vendeu em cada uma das últimas quatro semanas, separado por semana e não por mês.
• A lista das contas fixas com o dia de vencimento de cada uma.
• Boletos, parcelas e compromissos já assumidos que vencem nas próximas quatro semanas.
• O que a maquininha ainda tem para depositar, com as datas da agenda de recebimento.
• O fiado a receber, com a data que o cliente prometeu, e não com a data que você gostaria.

Para a linha de entradas, pegue as últimas quatro semanas e use a menor delas, não a média. Se der melhor, sobra. Uma previsão otimista não avisa nada: ela só empurra o susto para a semana seguinte. Ajuste onde você já sabe que é diferente: semana de feriado, começo de mês costuma ser mais forte que fim, e todo negócio tem a sua própria sazonalidade. Você não precisa de estatística aqui, precisa de honestidade com o que já viu acontecer.

São quatro linhas, uma por semana, e quatro colunas: saldo inicial, entradas previstas, saídas previstas e saldo final. O saldo final de uma semana é o saldo inicial da seguinte. Cabe em meia folha de caderno e cabe numa planilha feita em cinco minutos. Embaixo, deixe espaço para a lista das saídas de cada semana, com nome e valor. É essa lista que faz a previsão parar de ser chute, e é ela que você vai reler quando precisar decidir o que adiar.

As saídas que quase todo mundo esquece

• A retirada do dono, que é despesa mesmo quando não tem nome de salário.
• Impostos e guias com data fixa, como o DAS de quem é MEI.
• Vale e adiantamento, que saem antes do pagamento e depois somem da conta de cabeça.
• A compra grande de fornecedor, que não é toda semana mas cai em uma delas.
• Contas que variam com a estação, como energia no verão e gás no inverno.
• Anuidades e seguros, que aparecem uma vez por ano e sempre no pior momento.
• Manutenção e conserto, que não têm data mas têm frequência, então reserve um valor fixo por semana.

A previsão tem um resultado importante só: em qual semana o saldo final fica negativo, ou perto demais de zero. Essa é a semana do aperto, e você acabou de descobri-la com duas ou três semanas de antecedência. Descoberta cedo, ela tem várias soluções baratas. Descoberta no dia, tem uma só, que costuma ser a mais cara de todas. Esse é o valor inteiro do exercício: não é acertar a previsão, é ganhar prazo.

O que fazer quando uma semana aperta

• Ligue para o fornecedor antes do vencimento e peça outra data, porque depois do vencimento você está pedindo perdão, não prazo.
• Cobre o fiado mais antigo primeiro, já que quanto mais velho, menor a chance de receber.
• Adie a compra que não impede você de vender amanhã, e só ela.
• Mude a data de vencimento das contas fixas que aceitam mudança, jogando para depois do seu dia mais forte.
• Segure a sua retirada por uma semana, se der, e trate isso como decisão consciente e não como esquecimento.
• Deixe a antecipação de recebível por último, porque ela resolve rápido e cobra por isso.

A previsão é uma janela que anda. Toda segunda você apaga a semana que passou, registra os números reais dela e acrescenta uma semana nova no fim. Leva uns quinze minutos quando o registro do dia a dia está em ordem. Nessa hora, compare o previsto com o realizado da semana anterior. Depois de um mês fazendo isso, você passa a conhecer o tamanho do seu próprio erro, e uma previsão com erro conhecido vale bem mais do que uma previsão que ninguém confere.

Não existe previsão boa sem registro diário. Se você não sabe quanto vendeu na semana passada e por qual forma de pagamento, a linha de entradas vira adivinhação e a página inteira perde a serventia. Vale separar também duas coisas que confundem muita gente: caixa e lucro não são a mesma coisa. Dá para ter um mês lucrativo e passar aperto, porque o dinheiro entrou depois de ter saído. A previsão cuida do caixa. Lucro, apuração e imposto são outro assunto, e esse é com o contador.

Uma folha com quatro linhas não faz o dinheiro aparecer. Ela faz você saber, no dia 2, que o dia 17 vai ser apertado, e isso muda o que dá para negociar, o que dá para comprar e o que é melhor deixar para depois. Na prática, é a diferença entre administrar e apagar incêndio.