POS Parası Neden Eksik Yatıyor? Esnaf İçin Mutabakat

Salı günü dükkanda karttan iyi bir satış geçti; cihazın gün sonu fişinde toplam da yazıyor. Perşembe hesabınıza bakıyorsunuz, yatan para o rakam değil. Hem daha az, hem de hangi günün parası olduğu belli değil. Cuma geçen kartların parası pazartesiyi buluyor, aradan bir de taksitli satış çıkıyor ve tablo iyice karışıyor. Bunu yaşayan tek kişi siz değilsiniz. Ortada çoğu zaman bankanın parayı eksik yatırması yok; günün kart satışı ile hesaba geçen tutarın aynı sayı olmaması var. Bu farkın nereden geldiğini bir kez oturttuğunuzda kontrolü her sabah birkaç dakikada yapıp geçersiniz.

Kart satışı ile hesaba geçen para arasında üç ayrı katman vardır. Birincisi tutar: bankanın komisyonu satıştan düşer, hesabınıza net rakam gelir. İkincisi zaman: satışın parası aynı gün değil, sözleşmenizdeki valör süresi kadar sonra geçer. Üçüncüsü kalem: taksitli satış tek parça gelmez, yemek kartı işlemleri banka POS'undan bağımsız yatar, iade edilen bir satış da yatacak tutardan düşülür. Yani bugün kart 3.000 lira cümlesi ile bugün hesaba 3.000 lira girecek cümlesi hiçbir zaman aynı şey değildir. Mutabakat dediğimiz iş, bu iki cümleyi birbirine bağlamaktan ibarettir.

Yatan tutarı ve tarihi değiştiren kalemler

• Komisyon: banka her işlemden bir oran keser; tek çekim ile taksitli satışın oranı aynı değildir, ikisi de üye işyeri sözleşmenizde yazar.
• Valör: satışın parası aynı gün değil, anlaşmanızda yazan gün sayısı kadar sonra hesabınıza geçer.
• Taksitli satış: müşteri üç taksit yaptıysa para size tek seferde değil, ay ay parça parça gelir.
• Yemek kartları: Multinet, Sodexo, Ticket, Setcard gibi kartlar banka POS'undan bağımsız çalışır, komisyonu ve ödeme günü ayrıdır.
• İade ve ters ibraz: iptal edilen bir satış, sonraki günün yatacak tutarından düşülerek gelir.
• Gün sonu alınmaması: cihazda gün sonu kapatılmazsa o günün işlemleri bankaya iletilmez, para da yatmaz.

Cihazın gün sonu kapanışı mutabakatın başladığı yerdir. Kimi kurulumlarda gün sonu otomatik alınır, kimilerinde alınmaz ve para birkaç gün takılı kalır. Kapanışta cihazdan çıkan fişte o günün işlem adedi ve toplam tutarı yazar; günün kart toplamını doğrulayacağınız tek belge odur, atmayın. Birden fazla cihazınız varsa, mesela biri tezgahta biri elde taşınan, her birinden ayrı gün sonu alıp iki fişi toplamanız gerekir. Bir cihazın unutulması, ertesi gün para eksik yattı sanmanızın en sık sebebidir.

Takvim de işin içine giriyor. Bankalar iş günü çalışır; cuma akşamı geçen kartların parası hafta sonunu atlayıp pazartesi ya da salı görünür. Araya resmi tatil veya bayram girdiğinde bu gecikme birkaç güne çıkabilir. Bayram öncesi ciro yüksek, bayram haftası hesap boş görünüyorsa panik yapmadan önce takvime bakın; genelde para yolda demektir, kaybolmuş değildir.

Günlük 10 dakikalık POS mutabakat rutini

• Kapanışta her cihazdan gün sonu alın ve toplam kart tutarını tek bir yere okunaklı biçimde yazın.
• Aynı günün kasa kaydına kart satışını brüt, yani komisyon düşülmemiş haliyle işleyin.
• Ertesi sabah bankacılık uygulamasından hesaba geçen POS tutarına bakın ve bunun hangi güne ait olduğunu not edin.
• Yatan tutar ile o günün kart toplamı arasındaki farkı komisyon olarak ayrı bir gider satırına yazın.
• Yemek kartı ve taksitli satışları ayrı takip edin; bunlar farklı günlerde ve farklı tutarlarda gelir.
• Haftada bir, banka ekstresindeki POS girişlerini yazdığınız günlük toplamlarla yan yana koyup karşılaştırın.

Örnek olarak, tamamen kurgusal rakamlarla bir gün düşünelim. Kasada 1.500 lira nakit, POS'ta 3.000 lira tek çekim, bir de 1.200 liralık üç taksitli satış var. Gün sonu fişinde kart toplamı 4.200 lira görünür. Ama hesabınıza ilk gelen para 3.000 liradan komisyon düşülmüş hali olur, o da satıştan birkaç gün sonra. Taksitli 1.200 lira ise ay ay 400 liralık parçalar halinde gelir. Bu yüzden bir günün kart toplamını tek bir banka hareketiyle eşleştirmeye çalışmak boşa emektir. Doğru soru şudur: bu hafta hesaba giren POS paralarının toplamı, geçen haftanın kart satışlarına oturuyor mu?

Kayıt tarafında en çok yapılan hata, karttan gelen parayı bankaya yatan net tutarla yazmaktır. Böyle yaparsanız cironuz olduğundan düşük, gideriniz olduğundan az görünür; ay sonunda ne kadar komisyon ödediğinizi de hiç bilemezsiniz. Doğrusu iki satırdır: satışı brüt gelir olarak yazmak, komisyonu ayrı bir gider satırı olarak yazmak. Bu ayrım hem cironuzu doğru gösterir hem de yıl içinde POS komisyonuna ne kadar para verdiğinizi görünür kılar. O rakamı gördüğünüzde bankayla oran konuşmanız da kolaylaşır.

Fark bir türlü kapanmıyorsa, elinizde üç şey olsun: ilgili günün gün sonu fişi, o dönemin banka ekstresi ve üye işyeri numaranız. Bankanın POS destek hattını arayıp hangi günün hangi tutarının ne zaman yatırıldığını sorabilirsiniz. Fişsiz ve tarihsiz bir şikayetten sonuç almak zordur; tek bir günü net biçimde gösterdiğinizde ise sorun genelde birkaç dakikada çözülür.

POS mutabakatı zor bir iş değil, sadece alışkanlık isteyen bir iş. Gün sonu fişini saklayın, kart satışını brüt yazın, komisyonu ayrı tutun ve haftada bir ekstreyle karşılaştırın. Bunu bir ay yaptığınızda paranın ne zaman ve ne kadar geldiğini tahmin edebilir hale gelirsiniz; asıl rahatlatan da bu olur.