1-5 Çalışanlı Esnafta Maaş, Saat ve Bahşiş Kaydı

İki çalışanınız var; biri tam gün, biri hafta sonu geliyor. Ayın beşinde birine avans verdiniz, on ikisinde diğeri bir gün fazla kaldı, on sekizinde bir gün gelmedi. Bahşiş kutusunda para birikti, bir kısmı da karttan geldi. Ay sonu geldiğinde ben sana ne kadar verecektim konuşması başlıyor ve iki taraf da farklı bir sayı hatırlıyor. Bunun için bordro programı almanız gerekmiyor. Gereken şey ay boyunca birkaç satır yazmak ve ay sonunda bunları toplamak. Aşağıdaki düzen bir ile beş çalışanlı bir dükkan için fazlasıyla yeterlidir.

Karışıklığın sebebi genelde tektir: üç ayrı şey aynı deftere aynı biçimde yazılır. Birincisi hak ediş, yani çalışanın o ay için hak ettiği tutar. İkincisi ödenen para, yani kasadan veya banka hesabından fiilen çıkan avans ve maaş ödemeleri. Üçüncüsü bahşiş. Bahşiş üçünün içinde en çok karıştırılanıdır, çünkü bahşiş dükkanın geliri değildir; çalışanın parasıdır ve sizin elinizde sadece geçici durur. Bunu ciroya karıştırmak hem kârı olduğundan yüksek gösterir hem de ay sonunda dağıtımı tartışmalı hale getirir.

Her çalışan için bir kez yazıp sabitleyeceğiniz bilgiler

• Anlaştığınız ücret ve bunun neye göre olduğu: aylık mı, günlük yevmiye mi, saatlik mi.
• Haftada kaç gün ve hangi saatlerde çalışacağı, hangi günün izin günü olduğu.
• Maaşın hangi gün ve nasıl ödeneceği; banka hesabına mı, elden mi.
• Fazla çalışma olursa nasıl karşılanacağı: ek ücret olarak mı, izin günü olarak mı.
• Bahşişin nasıl paylaşılacağı: herkes kendi aldığını mı alacak, yoksa havuza girip bölüşülecek mi.
• Avans verilecekse hangi gün verileceği ve üst sınırının ne olduğu.

Saat takibi için parmak izi cihazına ya da uygulamaya ihtiyacınız yok. Günde tek satır yeter: kim geldi, tam gün mü yarım gün mü, fazla kaldıysa kaç saat. Önemli olan bunu günü gününe yazmaktır; ay sonunda hatırlamaya çalışmak her seferinde tartışma çıkarır. Yarım gün çalışan için yarım yazın, fazla kalınan gün için artı üç saat gibi kısa bir not düşün. Bu iki kelimelik notlar ay sonunda ödeyeceğiniz tutarın gerekçesi olur. Çalışanınız da aynı kaydı görebiliyorsa itiraz kendiliğinden azalır.

Avans en çok karıştırılan kalemdir, çünkü kasadan para çıkar ama bu bir gider değildir; maaşın önden ödenmiş parçasıdır. Avansı ayrı bir gider gibi yazarsanız, ay sonunda maaşın tamamını ikinci kez gider yazmış olur ve o ayın kârını olduğundan düşük görürsünüz. Basit kural şudur: avansı yazarken kimin avansı olduğunu mutlaka belirtin ve ay sonunda hak edişten düşün. Ödeyeceğiniz tutar her zaman hak ediş eksi ay içinde verilen avanslardır.

Ay içinde tutmanız gereken kayıtlar

• Gün gün çalışma kaydı: kim çalıştı, tam gün mü yarım gün mü, fazla saat var mı.
• Verilen her avans: tarih, kişi, tutar ve elden mi havaleyle mi verildiği.
• Ay sonu ödemesi: hak ediş, düşülen avans ve kalan ödeme ayrı ayrı.
• Kartla gelen bahşiş: hangi gün ne kadar geldiği, çünkü bu para önce kasaya girer.
• Bahşiş dağıtımı: hangi gün kime ne kadar verildiği.
• İzin ve devamsızlık: hangi gün gelinmedi ve bu gün ücretli mi ücretsiz mi sayıldı.

Bahşişte iki farklı akış vardır ve bunlar kasada farklı davranır. Nakit bahşiş kasaya hiç girmez; kutuya ya da doğrudan çalışana gider, sizin defterinizde geliri yoktur. Kartla bırakılan bahşiş ise POS'tan geçtiği için önce sizin hesabınıza girer, sonra çalışana ödenir. Bu ikisini ayırmazsanız cironuz olduğundan yüksek, kârınız olduğundan düşük görünür. Kartla gelen bahşişi bahşiş etiketiyle ayrı yazın, dağıttığınızda da bahşiş ödemesi diye çıkışını yazın. İki satır birbirini götürür, ciro şişmez.

Bahşişi karıştırmamak için dört kural

• Kartla gelen bahşişi satış tutarından ayrı yazın, aynı satırda toplamayın.
• Bahşişi kâr hesabına dahil etmeyin; o para dükkanın değil, çalışanın parasıdır.
• Dağıtımı belirli bir güne bağlayın, mesela her cumartesi kapanışta, ve dağıttığınızı yazın.
• Havuz usulü uyguluyorsanız payların nasıl bölüneceğini baştan söyleyin ve her dağıtımda aynı kuralı uygulayın.

Ay sonu kontrolü tek satırdır: hak ediş eksi verilen avanslar eşittir ödenecek tutar. Bu üç sayıyı çalışana da gösterin. Kayıt günü gününe tutulmuşsa bu konuşma iki dakika sürer ve iki taraf da rahat eder. Ödemeyi yaptığınızda kasa kaydına maaş ödemesi olarak yazın ve kimin maaşı olduğunu belirtin. Elden ödeme yapıyorsanız küçük bir not defterine tarih ve tutarla birlikte imza almak da yaygın ve işe yarayan bir pratiktir.

Bu kayıtların ikinci faydası muhasebeci tarafındadır. Muhasebeciniz ay sonunda kim kaç gün çalıştı, kime ne kadar ödendi diye sorduğunda cevabı hafızanızdan değil, yazılı bir listeden verirsiniz. Bu, hem sizin işinizi hızlandırır hem de eksik ya da yanlış bildirimden doğan sorunları azaltır.

Bir ile beş çalışanlı bir dükkanda personel kaydı karmaşık olmak zorunda değil. Ücreti baştan netleştirin, çalışma günlerini günü gününe yazın, avansı maaştan düşülecek bir kalem olarak izleyin ve bahşişi asla ciroya karıştırmayın. Bu dört alışkanlık, ay sonu tartışmalarının neredeyse tamamını ortadan kaldırır.