Kasapta Gelir Gider Takibi: Fire, Veresiye ve Kasa

Sabah karkas geldi, tartıldı, kancaya asıldı. Ödeme perşembe. Gün boyunca tezgâhtan kilo kilo satış çıkıyor, akşamüstü köşedeki lokanta 8 kilo kıyma alıp 'hafta sonu hesaplaşırız' diyor. Akşam kasayı sayınca içeride duran para, o gün yapılan satışın epey altında. Kasapta gelir gider takibinin zorluğu buradan geliyor: alım toptan ve seyrek, satış perakende ve sürekli, tahsilatın bir kısmı ise günlerce sonra. Bir de fire var; aldığınız kiloyla sattığınız kilo hiçbir zaman aynı değil. Bu üçü ayrılmadan 'bu ay kâr ettim mi' sorusunun gerçek cevabı çıkmaz.

Kasapta kasayı düzeltmenin ilk adımı, alım ile satışı aynı güne bakmaktan vazgeçmek. Karkas alımını yaptığınız gün gider tarafı büyük görünür, o etin satışı ise üç dört güne yayılır. Günlük bakarsanız bir gün zarar, ertesi gün olağanüstü kâr gibi durur; ikisi de doğru değildir. Doğru bakış aralığı haftadır. Kayıt günlük tutulur ama karar haftalık toplamla verilir. Kayıt disipliniz günlük, değerlendirmeniz haftalık olsun.

Kasapta hesabı karıştıran başlıca şeyler

• Karkas alımı tek seferde büyük bir ödemedir, karşılığındaki satış ise günlere yayılır.
• Kemik, yağ ve sinir ayıklandıktan sonra satılabilir kilo, ödediğiniz kilodan daha azdır.
• Cuma ve cumartesi cirosu haftanın geri kalanının toplamı kadar olabilir, günlük ortalamaya bakmak yanıltır.
• Lokanta ve esnaf müşterisi veresiye çalışır; satış olmuştur ama para henüz gelmemiştir.
• Kıyma, kuşbaşı, biftek ve sakatatın marjı aynı değildir, hepsi tek satırda toplanınca fark kaybolur.
• Soğuk hava deposunun elektriği, poşet, streç ve tepsi gibi kalemler küçük görünüp ay sonunda toplanır.

Alım kaydını sadece tutarla yazmayın, kiloyu da yazın. 'Dana karkas 180 kilo 126.000' şeklinde tek bir satır size doğrudan kilo başına ham maliyeti verir; bu örnekte kilosu 700 TL'dir. Bu tek alışkanlık, kasap için en değerli bilgiyi üretir. Fiyatlar hafta hafta değiştiği için hangi hafta hangi maliyetle mal aldığınızı hatırlamak imkânsızdır. Yazılmış bir kilo maliyeti ise tezgâh fiyatını belirlerken elinizin altında durur. Toptancıya ödemeyi sonra yapıyorsanız, alım gününe malı ve tutarı, ödeme gününe de ödemeyi ayrı ayrı yazın; biri stok bilgisidir, diğeri kasa hareketi.

Fire, kasapçılığın en çok konuşulan ama en az yazılan kalemidir. Karkastan kemik, yağ ve sinir çıkar; kıyma çekerken, dinlendirirken, tezgâhta beklerken de kayıp olur. Yani ödediğiniz kilo ile satabildiğiniz kilo aynı değildir. Gerçek maliyet şuradan çıkar: ödenen toplam tutar bölü satılabilir kilo. Örnek olarak kurgusal bir hesap: 180 kiloluk karkasa 126.000 TL ödendi, ayıklama sonrası satılabilir et 150 kilo çıktı. Ham maliyet kilo başına 700 TL görünürken gerçek maliyet 840 TL olur. Tezgâh fiyatını 700 TL üzerinden kuran kasap, her kiloda farkında olmadan zarar eder. Fire oranı hayvana, mevsime ve kesime göre değişir; bu yüzden kendi rakamınızı birkaç kez ölçmeniz gerekir.

Fire ve gerçek maliyet için ayda bir yapılacaklar

• Bir alımı baştan sona takip edin: kaç kilo aldınız, ayıklama sonrası kaç kilo satılabilir et çıktı.
• Ödenen tutarı satılabilir kiloya bölerek kendi gerçek kilo maliyetinizi çıkarın.
• Bu maliyeti tezgâh fiyatınızla karşılaştırın; aradaki fark brüt kârdır, cebinize kalan kâr değildir.
• Kıyma, kuşbaşı, biftek ve sakatatı ayrı yazın; hepsinin maliyeti ve marjı farklıdır.
• Kemik, yağ ve sakatat satışından gelen tutarı da kaydedin; bunlar fire maliyetinin bir kısmını geri getirir.

Kasapta hafta düz gitmez. Salı ve çarşamba tezgâh sakindir, cuma akşamı ile cumartesi gün boyu kalabalıktır. Bunun kayıt açısından iki sonucu var. Birincisi, günlük ciroya bakıp karar vermeyin; haftalık toplamı kendi geçen haftalarınızla kıyaslayın. İkincisi, yoğun günlerde ilk aksayan şey kayıttır. Cumartesi öğleden sonra kimsenin defter açacak hali yoktur ve o gün tam da en çok satışın olduğu gündür. Yoğun günler için kaydı mümkün olan en kısa biçimde tutun: tutar, ürün, ödeme şekli. Detayı akşam ekleyebilirsiniz ama satırın kendisi o an yazılmalı.

Lokanta, kebapçı ve esnaf müşterisi kasabın hem en iyi hem de en riskli tarafıdır. Düzenli ve yüksek hacimli alır, ama çoğu zaman haftalık ya da aylık öder. Bu satışlar kasa defterine giren para olarak değil, alacak olarak yazılmalıdır. Veresiye kaydı sözlü olmaz. Her teslimde tarih, ne verildiği, kaç kilo olduğu ve tutar yazılır. Hafta sonunda ya da ay başında müşteriyle karşılıklı okuyup mutabık kalın. Bir anlaşmazlıkta haklı çıkaran şey hafıza değil, aynı anda ikinizin de gördüğü kayıttır. Tahsilat yapıldığı gün ise kasa defterine ayrı bir satır olarak girer.

Veresiye kaydında bulunması gerekenler

• Teslim tarihi ve teslim eden kişi: kalabalık günlerde kimin verdiği unutulur.
• Ürün ve kilo: 'kıyma 8 kilo' yazmak, sadece tutar yazmaktan çok daha güvenlidir.
• Tutar ve o günkü kilo fiyatı: fiyat değiştiğinde geriye dönük tartışmayı bitirir.
• Yapılan kısmi ödemeler: her tahsilat kendi tarihiyle yazılır, toplamdan sessizce düşülmez.
• Kalan bakiye: her hafta sonunda güncellenmiş tek bir rakam görünür olsun.
• Müşterinin de görebileceği bir kopya: karşılıklı görülen kayıt, tek taraflı defterden çok daha az tartışma çıkarır.

Örnek olarak kurgusal bir hafta: pazartesi 180 kilo dana karkas alındı, 126.000 TL, ödeme perşembe. Hafta boyunca tezgâh satışı 96.000 TL; bunun 78.000 TL'si nakit ve kart, 18.000 TL'si lokantaya veresiye. Perşembe toptancıya 126.000 TL ödendi. Hafta içinde 4.000 TL poşet ve streç, 9.000 TL elektrik, 12.000 TL personel ödemesi çıktı. Kasaya giren 78.000 TL, çıkan 151.000 TL. Kasa açısından hafta kötü görünür. Oysa 18.000 TL tahsil edilmemiş alacak vardır ve alınan etin bir kısmı hâlâ dolapta durmaktadır. Kasa boş olabilir ama iş zararda olmayabilir. Bu ikisini ayırabilmek için stok, alacak ve kasa ayrı ayrı yazılmak zorundadır.

Kasapta kâr, tezgâh fiyatıyla toptan fiyat arasındaki farkta değil; fire, veresiye ve sabit giderler düşüldükten sonra kalanda saklıdır. Alım kaydına kiloyu yazmak, veresiyeyi ayrı tutmak ve haftalık bakmak bu üç şeyi görünür kılar. Bir ay boyunca bu üç alışkanlığı sürdürün; fiyat kararlarınızı tahminle değil kendi rakamınızla verirsiniz.