Conciliar o TPA: porque o banco não deposita o total

O talão de fecho do terminal diz um valor. Dois dias depois, o extrato mostra outro, sempre um pouco mais baixo. À segunda-feira aparece uma entrada grande que junta sábado e domingo e já não se percebe qual é qual. E no fim do mês fica aquela sensação incómoda de que falta dinheiro algures, sem se conseguir apontar onde. Não falta. O que está a acontecer é que compara duas coisas diferentes: o que vendeu e o que o banco lhe liquidou. São números que nunca foram feitos para ser iguais.

O talão do TPA é a soma das vendas que passaram pelo terminal num período. O extrato bancário mostra os pagamentos que a entidade que processa esses cartões lhe fez, já com as regras do seu contrato aplicadas e com o calendário dos dias úteis pelo meio. Entre um e outro há sempre três filtros: quanto custa o serviço, quando é que o lote fechou e em que dia é que o dinheiro se move. Perceber estes três explica quase todas as diferenças que vai encontrar.

Porque é que o valor depositado não é igual às vendas do dia

• Comissões: cada transação com cartão tem um custo, e conforme o contrato esse custo é descontado na liquidação ou cobrado numa fatura mensal.
• Fecho de lote: as vendas feitas depois de o terminal fechar contam para o lote seguinte, ou seja, para o dia seguinte.
• Dias úteis: o que passa ao sábado, ao domingo ou em feriado costuma ser liquidado no primeiro dia útil a seguir, tudo junto.
• Estornos e devoluções: um valor devolvido ao cliente reduz a liquidação e quase nunca é anotado no fecho do dia.
• Cartões de refeição e outros esquemas próprios: entram por circuitos diferentes, com prazos e custos diferentes.
• Vários terminais: se tem mais do que um, basta um não ser fechado para o total do dia parecer errado.

Vale a pena saber, em concreto, como é que lhe cobram o serviço. Há contratos em que a comissão é descontada em cada liquidação — recebe já líquido — e há contratos em que recebe o valor bruto e no fim do mês chega uma fatura com o total das comissões e a renda do terminal. A diferença conta para o seu livro de caixa. No primeiro caso, se registar apenas o que entrou na conta, está a esconder um custo dentro de uma venda mais pequena. No segundo, o custo aparece todo de uma vez e assusta mais do que devia. Se não tem a certeza de qual é o seu caso, o contrato do terminal diz, e o gestor de conta também.

O fecho de lote é a causa mais frequente de diferenças e a mais fácil de resolver. Se num dia fecha o terminal às 19h00 e no dia seguinte às 20h30, as vendas dessa hora e meia mudam de dia consoante a sua disposição. Escolha um momento fixo — no fim do serviço, antes de contar a gaveta — e feche sempre aí. Alguns terminais fecham sozinhos a uma hora definida; se for o seu caso, saiba qual é essa hora. A partir do momento em que o corte é sempre igual, as diferenças que sobram já se explicam por comissões e calendário, e não por hábitos.

O que guardar todos os dias, sem exceção

• O talão de fecho do terminal, com data, hora e número de transações.
• O total do dia por meio de pagamento: numerário, cartão, MB Way e cartões de refeição.
• Uma nota de qualquer estorno ou anulação feita nesse dia, com valor e motivo.
• O valor do fundo de troco com que abriu, para não o confundir com venda.
• Uma fotografia do ecrã do terminal com o total, sempre que o talão sair mal impresso.
• O talão de cada terminal, identificado, se tiver mais do que um.

A conciliação não é para fazer todos os dias. Uma vez por semana, com os talões de sete dias e o extrato à frente, chega. Some os totais de cartão dos talões da semana. Depois some as liquidações que o banco fez nessa mesma semana, lembrando-se de que a última pode ainda não ter entrado e de que a primeira pode ser do fim de semana anterior. Se a diferença for da ordem de grandeza das comissões, está tudo bem. Se for um valor grande e redondo, falta um lote — e um lote em falta encontra-se em dois minutos, porque tem o talão.

Com números inventados, apenas para mostrar o raciocínio: numa semana os talões de fecho somam 3.140 € em cartão e o extrato mostra liquidações de 3.089 €. A diferença é 51 €. Se o seu contrato desconta comissão em cada liquidação, uma diferença destas é plausível e o assunto acaba aqui. Se o seu contrato só cobra comissões no fim do mês, então esses 51 € não deviam existir — e aí procura-se: um estorno esquecido, um lote de sexta-feira que só entrou na segunda, ou o segundo terminal que ninguém fechou.

Sinais de que não é atraso, é mesmo problema

• Passaram vários dias úteis e um lote inteiro continua sem aparecer na conta.
• O valor cobrado de comissão não corresponde ao que está no contrato do terminal.
• Aparecem dois estornos iguais para a mesma venda.
• O terminal está a imprimir data ou hora erradas, o que baralha a atribuição dos lotes.
• Um cliente diz que foi debitado e a venda não consta em nenhum talão.
• As liquidações começaram a entrar numa conta diferente da habitual.

Quando tiver mesmo de reclamar, leve factos e não impressões: a data e a hora da transação, o valor, os últimos dígitos do cartão se constarem do talão, o número do terminal e o talão de fecho do lote em causa. Com isto, a resposta chega depressa; sem isto, entra num circuito de mensagens que não leva a lado nenhum. Guarde os talões pelo menos até fechar o mês com o contabilista. Ocupam pouco espaço e são a única prova que tem do seu lado.

Comece pelo mais barato: fechar o terminal sempre à mesma hora e guardar o talão. Ao fim de duas semanas já tem material suficiente para uma conciliação de cinco minutos, e a pergunta «falta dinheiro?» deixa de ser uma sensação para passar a ser uma conta que se faz.