Quanto custa gerir um café em Portugal? Contas reais

Abrir um café é dos sonhos mais comuns em Portugal — e dos que mais depressa se transformam em pesadelo quando as contas não foram feitas antes. O problema raramente é o café em si: é a distância entre o que se imagina gastar e o que realmente sai todos os meses. Antes de assinares um contrato de arrendamento, ou se já tens o café aberto e sentes que o dinheiro «desaparece», vale a pena pôr tudo em cima da mesa: as despesas fixas, as variáveis, os custos escondidos e, sobretudo, o número mágico — quanto tens de faturar por dia para que isto compense.

As despesas fixas: renda, pessoal, seguros e software

• Renda: €600 a €1.200 por mês fora dos grandes centros; em zonas movimentadas de Lisboa ou Porto, facilmente €1.500 ou mais.
• Pessoal: um empregado a tempo inteiro não custa o salário base — com a TSU de 23,75%, subsídio de alimentação e os duodécimos de férias e Natal, o custo real anda nos €1.300 a €1.400 por mês.
• Segurança Social do dono: €200 a €400 por mês, conforme o escalão.
• Seguros obrigatórios e multirriscos: €50 a €80 por mês.
• Contabilista: €100 a €200 por mês.
• Software de faturação, taxas do TPA e comissões do multibanco: €50 a €100 por mês.
• Internet, telefone e alarme: €50 a €80 por mês.

As variáveis: fornecedores, luz, quebras e desperdício

As despesas variáveis mexem com as vendas — e são as que mais enganam. Os fornecedores (café, leite, pastelaria, refrigerantes, cerveja) levam tipicamente entre 28% e 35% de tudo o que vendes; se estás acima disso, ou os preços de venda estão baixos ou há fugas. A luz, a água e o gás num café não são despesa pequena: as arcas frigoríficas, a vitrina e a máquina de café nunca desligam, e a conta anda facilmente entre €250 e €450 por mês. E depois há a categoria que ninguém regista: as quebras. O leite que passa de prazo, os pastéis que sobram às sete da tarde, o café oferecido ao cliente de sempre. Parece pouco, mas 3% a 5% das vendas evaporam-se assim, mês após mês, sem deixar rasto em lado nenhum.

Exemplo de orçamento mensal de um café pequeno

• Café de bairro com balcão e oito mesas, dono ao balcão mais um empregado, vendas de €6.500/mês:
• Renda: €850
• Empregado (custo total): €1.350
• Segurança Social do dono: €250
• Luz, água e gás: €350
• Fornecedores (cerca de 32% das vendas): €2.100
• Seguros: €65
• Contabilista: €140
• Software, TPA e comunicações: €120
• Limpeza e consumíveis (guardanapos, copos, detergente): €130
• Quebras e desperdício: €200
• Total: cerca de €5.555 por mês — antes de o dono levar um cêntimo para casa.

O ponto de equilíbrio: quanto tens de faturar por dia

O ponto de equilíbrio é a faturação a partir da qual deixas de perder dinheiro. No exemplo acima, os custos fixos rondam €3.455 e os variáveis levam cerca de 32% de cada euro vendido. A conta faz-se assim: fixos a dividir por (1 menos 0,32), o que dá cerca de €5.080 por mês só para empatar. Mas empatar não chega — tu também comes. Somando um salário de dono de €1.200, precisas de faturar à volta de €6.850 por mês. Em 26 dias de abertura, são €264 por dia. Com um ticket médio de €2,50 (o café, a torrada, o pastel), isso significa cerca de 105 clientes por dia. É este o número que devias ter colado atrás do balcão: abaixo dele, cada dia custa-te dinheiro; acima, cada cliente extra é quase todo margem.

Custos escondidos que arruínam o primeiro ano

• Obras e licenciamento que estouram o orçamento inicial — conta sempre com 20% a 30% acima do previsto.
• Avarias: a máquina de café ou uma arca que se vai abaixo custa €150 a €400 de reparação, sempre no pior momento.
• Loiça e copos partidos: pequena despesa constante que ninguém orçamenta.
• Taxas municipais de esplanada, resíduos e publicidade.
• Os meses fracos: em agosto o bairro esvazia, e janeiro e fevereiro faturam bem abaixo de junho — a média anual conta mais do que o melhor mês.
• O IVA que entra na caixa mas não é teu — na restauração convivem taxas de 6%, 13% e 23% conforme os produtos, e essa fatia tem dono: o Estado.
• O teu próprio salário esquecido no plano de negócio — o erro número um de quem abre um café.

Como acompanhar tudo isto sem contabilidade complexa

Não precisas de um departamento financeiro para gerir um café — precisas de três números atualizados: quanto vendeste, quanto compraste e a que distância estás do ponto de equilíbrio do dia. Isso consegue-se com dois hábitos. Primeiro, o fecho de caixa diário: cinco minutos ao fim do dia para apontar as vendas e conferir o dinheiro. Segundo, registar cada despesa no dia em que acontece — a entrega do fornecedor, o gás, a avaria — e não numa maratona de talões no fim do mês. O suporte é indiferente: caderno, folha de cálculo ou uma mensagem no telemóvel. O que não é indiferente é a regularidade. Um café gerido com números vê os problemas a chegar com semanas de avanço; um café gerido «de cabeça» descobre-os quando a conta bancária já os pagou.