Previsão de tesouraria a 4 semanas numa só página

Há dinheiro na conta e, mesmo assim, há aquele aperto no fim do mês. A renda sai no início, os ordenados saem no fim, o fornecedor de sexta-feira quer receber a trinta dias e há um trimestre de IVA algures de que se lembra tarde de mais. Nenhuma destas coisas é uma surpresa. Todas têm data marcada. Mas como estão em sítios diferentes — na cabeça, numa gaveta, numa caixa de correio — chegam sempre como se fossem. Uma previsão de tesouraria a quatro semanas é só isto: pôr as datas todas na mesma página, antes de elas acontecerem.

Não é um orçamento nem é contabilidade. Não tem de estar certa ao cêntimo e não serve para mostrar a ninguém. É um calendário de dinheiro: o que entra por semana, o que sai por semana, e qual é o saldo no fim de cada uma. Quatro semanas é o horizonte certo para um negócio pequeno. Menos do que isso não dá tempo de reagir; muito mais do que isso é adivinhação, porque ninguém sabe o que vai vender daqui a dois meses.

O que precisa de ter à mão antes de começar

• O saldo real da conta hoje, não o de ontem nem o que julga ter.
• O dinheiro que está em caixa e ainda não foi depositado.
• Os pagamentos fixos com o dia do mês em que saem: renda, ordenados, prestações, seguros, subscrições.
• As faturas de fornecedores por pagar, com a data de vencimento de cada uma.
• As obrigações que não são mensais: IVA, seguros anuais, IUC da viatura, honorários do contabilista.
• Os valores a receber que não vêm do balcão: fiado por cobrar, um trabalho faturado a uma empresa, um apoio.

Pegue numa folha e faça cinco linhas: saldo inicial, entradas, saídas, saldo final, e por baixo o limite mínimo que quer manter. Depois quatro colunas, uma por semana. O saldo inicial da primeira semana é o que tem hoje na conta mais o numerário que ainda vai depositar. Resista a arredondar para cima. Toda a gente arredonda para cima, e é sempre aí que a previsão começa a mentir.

Para as entradas, use os seus próprios registos e não uma expectativa. Se anota as vendas diárias, tem a média das últimas semanas, e a média das últimas quatro semanas é a melhor estimativa gratuita que existe para as quatro seguintes. Ajuste depois pelo que já sabe do calendário: uma semana com feriado, o mês de férias, o regresso às aulas, a última semana do mês em que os clientes gastam menos. Se ainda não tem registos, comece a previsão na mesma e vá corrigindo — à quarta semana já tem base própria.

Saídas de que quase toda a gente se esquece

• As contribuições para a Segurança Social e as retenções associadas aos ordenados, que saem em datas próprias.
• Os subsídios de férias e de Natal, que não são mensais mas chegam sempre.
• O IVA do período, se o seu regime for esse.
• Os seguros anuais e o seguro de acidentes de trabalho.
• A manutenção que já sabe que vai ter de fazer: a máquina de café, a viatura, o equipamento da oficina.
• Os levantamentos seus para despesa pessoal, que existem mesmo quando ninguém gosta de os escrever.
• A compra de stock antes de uma época forte, que sai da conta semanas antes de o dinheiro voltar.

Agora preencha, semana a semana. O saldo final de uma semana é o saldo inicial da seguinte, e essa é a única regra do exercício. Ponha cada saída na semana em que o dinheiro sai de facto, não na semana em que recebeu a fatura. Uma fatura a trinta dias que chegou esta semana pertence à semana em que vence. Este detalhe é toda a diferença entre uma previsão útil e uma simples lista de despesas.

A título de exemplo, com números inventados: começa a semana 1 com 1.200 € na conta, estima 2.800 € de entradas e tem 900 € de saídas, fechando com 3.100 €. Na semana 2 entram 2.600 €, mas saem a renda e um fornecedor, 3.400 €, e fecha com 2.300 €. Na semana 3 caem os ordenados e as contribuições, 3.900 €, contra 2.700 € de entradas: fecha com 1.100 €. Foi na semana 3 que o negócio apertou, e reparou nisso com três semanas de antecedência. É esse o objetivo todo.

Uma previsão não se lê pelo número final, lê-se pelo ponto mais baixo. Defina um limite mínimo abaixo do qual não quer descer — o valor que lhe dá noites descansadas, seja ele qual for — e marque-o na folha. Se alguma semana passar abaixo desse limite, tem tempo para agir. Se passar abaixo de zero, já não é uma previsão, é um aviso.

O que fazer quando uma semana aparece a vermelho

• Fale com o fornecedor antes da data de vencimento: um pedido antecipado é negociação, um atraso é um problema.
• Cobre o fiado antigo antes de dar mais crédito, começando pelos valores maiores e mais antigos.
• Adie compras que não travam o serviço: equipamento, decoração, stock que ainda tem em armazém.
• Veja se consegue mover uma saída uma semana para a frente sem custo, e uma entrada uma semana para trás.
• Se pensa usar descoberto ou crédito de curto prazo, fale com o banco antes de precisar e não no próprio dia.
• Não corte naquilo que traz clientes à porta para tapar um buraco de uma semana.

Faça a primeira previsão hoje, mesmo com estimativas grosseiras, e reserve dez minutos numa manhã fixa da semana para a atualizar: apaga a semana que passou, acrescenta uma no fim. Ao fim de um mês deixa de ser um exercício e passa a ser a única página do negócio que responde à pergunta que interessa — quando é que aperta.