Melhores apps de controlo de despesas para pequenos negócios

Há dezenas de apps que prometem pôr as contas do teu negócio em ordem. Umas fazem faturação certificada, outras aceitam pagamentos, outras são pouco mais do que uma folha de cálculo bonita. Se tens uma barbearia, um café, uma oficina ou uma mercearia, não precisas da app com mais funcionalidades — precisas daquela que vais mesmo usar às 19h30, depois de um dia inteiro em pé. Nesta comparação olhámos para as opções mais faladas em Portugal — ATGO, FIZ, SumUp e o clássico Excel — e para o ZapLedger, que é o nosso. Sim, somos parte interessada. Por isso mesmo, começamos por explicar como comparámos.

Como comparámos (e porque somos suspeitos)

Primeiro, a declaração de interesses: este artigo foi escrito pela equipa do ZapLedger. Em vez de fingir uma neutralidade que não temos, optámos por outra coisa: dizer com clareza o que cada ferramenta faz bem, o que não faz e para quem não serve — incluindo a nossa. Usámos quatro critérios: o preço real por mês, o tempo até ao primeiro registo (instalar, configurar e apontar a primeira despesa), o esforço diário (quantos toques custa registar um gasto no meio do trabalho) e o tipo de negócio para que faz sentido. Não medimos quantidade de funcionalidades: uma app com cinquenta funções que nunca abres vale menos do que uma com três que usas todos os dias.

ATGO: para quem já fatura e quer tudo ligado à contabilidade

O ATGO é um software português de faturação e gestão: faturas certificadas pela AT, orçamentos, guias, mapas de vendas e, nalguns planos, ligação direta ao contabilista. É uma escolha sólida para negócios que emitem faturas todos os dias e querem clientes, artigos e documentos no mesmo sítio. Pontos fortes: foi feito para a realidade fiscal portuguesa e a curva de aprendizagem é razoável para quem já faturava noutro programa. Ponto fraco para o público deste blog: se o teu problema não é faturar mas sim saber para onde vai o dinheiro — os gastos do dia a dia, o dinheiro vivo, o pagamento ao fornecedor —, um programa de faturação mostra-te só metade do filme. As despesas continuam a ter de ser lançadas à mão no back-office, e é aí que muita gente desiste. Serve melhor comércio e serviços com faturação diária e alguém com paciência para o escritório.

FIZ: pensada para trabalhadores independentes

A FIZ é uma app portuguesa desenhada para trabalhadores independentes — os chamados recibos verdes. Ajuda a emitir faturas-recibo, dá uma estimativa do que vais pagar de IRS e Segurança Social e avisa dos prazos. Para um freelancer, uma explicadora ou um eletricista em nome individual é das opções mais simpáticas que existem: fala português fiscal simples e tira o medo dos prazos, sobretudo a quem está em início de atividade ou na isenção do art. 53.º do CIVA. Ponto fraco: não foi desenhada para negócios de porta aberta com caixa diária. Se tens um café com 150 movimentos por dia, trocos, fiado e três fornecedores por semana, a FIZ não é o teu campo de jogo — e, para ser justo, também nunca disse que era.

SumUp: quando o problema é receber pagamentos

O SumUp resolve um problema diferente: receber. O leitor de cartões é barato, não obriga a mensalidade e cobra uma comissão por transação; com o tempo, a empresa somou-lhe caixa registadora, catálogo de produtos e relatórios de vendas. Se hoje só aceitas dinheiro vivo e perdes clientes por isso, um TPA destes paga-se sozinho. Mas atenção à confusão comum: o SumUp regista o que entra por cartão. Não sabe das tuas despesas, do que pagaste em dinheiro ao fornecedor da fruta nem do fiado da vizinha. É um excelente complemento para quase qualquer pequeno negócio — não é um sistema de controlo de despesas, nem tenta ser.

Excel e papel: grátis, mas com custos escondidos

O Excel (ou o caderno de sempre) é grátis, flexível e não precisa de manual. Há negócios geridos há vinte anos numa folha de cálculo que funcionam muito bem. O problema raramente é a ferramenta — é o momento: o registo acontece ao fim do dia, de memória, quando já só queres ir para casa. E a memória inventa. Um talão perdido aqui, um pagamento em dinheiro esquecido ali, e ao fim do mês a folha diz uma coisa e a caixa diz outra. O custo escondido do grátis é esse: tempo, erros e, no pior caso, um ficheiro num computador que avaria sem cópia de segurança. Se tens disciplina de ferro e cinco minutos sagrados todos os dias, o Excel chega perfeitamente — e há modelos gratuitos de livro de caixa, incluindo o nosso, que podes usar sem pagar nada a ninguém.

ZapLedger: registo pelo WhatsApp, sem app nova

O ZapLedger parte de uma ideia simples: a app que já usas todos os dias é o WhatsApp. Em vez de instalares mais uma coisa, crias um grupo (ou aproveitas o que já tens com o teu sócio) e escreves como sempre escreveste: paguei 85 ao fornecedor da carne, fecho do dia 430. A inteligência artificial transforma cada mensagem num registo de entrada ou saída, com categoria e data, e no fim do mês tens um resumo pronto — para ti e para enviar ao contabilista. Custa 9,99 € por mês, com 14 dias grátis e sem pedir cartão. Agora a parte honesta: o ZapLedger não emite faturas certificadas, não entrega declarações de IVA e não substitui o contabilista — dá-lhe é uma vida melhor, porque recebe tudo organizado. É um livro de caixa que vive no WhatsApp, nem mais nem menos. Se precisas de faturar, vais continuar a precisar de um programa de faturação ao lado.

Qual escolher para o teu caso

• Emites faturas todos os dias e queres tudo ligado à contabilidade: ATGO ou outro programa de faturação certificado.
• És trabalhador independente a recibos verdes e queres paz com os prazos: FIZ.
• O teu problema é aceitar cartões e MB WAY: SumUp — e podes juntá-lo a qualquer uma das outras opções.
• Orçamento zero e muita disciplina: Excel ou caderno, com hora marcada todos os dias, sem falhas.
• Queres registar despesas e caixa sem abrir mais uma app: ZapLedger, a escrever no WhatsApp como já escreves.
• Na dúvida: quase todas têm período de teste gratuito. Experimenta uma de cada vez, uma semana a sério, e fica com a que usares sem esforço — essa é a melhor app, por definição.