MB Way no balcão: como registar as vendas do dia

Imagine o fecho de um dia normal. O talão do terminal dá um total, a gaveta tem o numerário, e depois há aquelas três ou quatro vendas em que o cliente perguntou «posso pagar por MB Way?» e enviou o dinheiro para o seu telemóvel. Esse dinheiro não está na gaveta e não está no talão do TPA. Vai aparecer na conta bancária mais tarde, misturado com tudo o resto. O problema não é o MB Way. É que a venda aconteceu num sítio e o registo ficou noutro — na sua memória. E a memória, ao fim de um dia inteiro de balcão, é o pior livro de caixa que existe.

Há duas formas diferentes de receber MB Way num negócio, e é por isso que a conversa se complica. Na primeira, o cliente envia o valor para um número de telemóvel, tal como quem envia dinheiro a um amigo. Entra diretamente na conta associada a esse número e o terminal nunca soube que existiu uma venda. Na segunda, o MB Way está ligado ao seu contrato de aceitação de pagamentos — pedido de pagamento, código QR ou o próprio terminal — e nesse caso tende a aparecer junto com os restantes recebimentos. Qual das duas é a sua? Se nunca confirmou, vale a pena confirmar antes de mudar seja o que for.

Como confirmar por que via entra o MB Way no seu negócio

• Pegue no talão de fecho do TPA e veja se existe uma linha de MB Way separada dos pagamentos com cartão.
• Abra a aplicação do banco no dia seguinte e veja se os movimentos de MB Way entram um a um ou agrupados com a liquidação do terminal.
• Verifique se o número de telemóvel que os clientes usam é o do negócio ou o seu pessoal, porque isso muda tudo na hora de separar contas.
• Se tem um código QR afixado ao balcão, confirme com o banco se está associado ao contrato do negócio ou a uma conta particular.
• Pergunte ao gestor de conta em quantos dias o dinheiro fica disponível: essa resposta condiciona a sua tesouraria, não a sua contabilidade.

A regra que resolve quase tudo não tem nada de técnico: registe a venda no momento em que ela acontece, com o meio de pagamento ao lado. Não no fim do dia, não «quando houver um bocadinho». Uma linha por venda chega: valor, o que foi, como pagou. «Corte 15 MB Way». «Menu 9,50 numerário». Se o cliente pagou metade em dinheiro e metade por telemóvel, são duas linhas. Escrito assim parece burocrático, mas ao balcão são cinco segundos — muito menos do que vai perder às oito da noite a tentar reconstituir o dia.

O que anotar em cada venda recebida por MB Way

• O valor exato que o cliente enviou, e não o valor arredondado que lhe ficou na cabeça.
• O meio de pagamento escrito por extenso, «MB Way», para não o confundir depois com cartão.
• Uma palavra sobre o que foi vendido, para conseguir perceber a linha daqui a três semanas.
• Se a venda foi dividida entre dois meios de pagamento, faça duas linhas em vez de uma.
• Se o valor recebido incluiu gorjeta, separe-a: gorjeta não é venda e não deve inflacionar a sua faturação.
• Se recebeu MB Way de alguém que não é cliente, marque a entrada como não sendo venda.

No fecho, deixe de tentar chegar a um número só. Faça três: numerário, cartão e MB Way. Cada um tem uma fonte de confirmação diferente — a gaveta, o talão do terminal e a conta bancária — e é isso que o protege. Se os três batem com o que registou durante o dia, o dia está fechado. Se falha um, sabe imediatamente qual, em vez de andar à procura de uma diferença de doze euros em três sítios ao mesmo tempo.

A título de exemplo, com números inventados só para ilustrar: fecha o dia com 148 € na gaveta, já descontado o fundo de troco, 312,40 € no talão do TPA e três vendas por MB Way de 15 €, 22,50 € e 40 €. Total do dia: 577,90 €. No dia seguinte, na conta, vê a liquidação do terminal e três entradas de MB Way que somam 77,50 €. Bate. Se em vez de três entradas vir duas, sabe exatamente qual falta e a quem perguntar, porque tem a linha escrita com a hora e o serviço.

Erros comuns com o MB Way ao balcão

• Registar a venda no dia em que o dinheiro entrou na conta e não no dia em que o cliente pagou.
• Contar a mesma venda duas vezes, porque apareceu no talão do terminal e outra vez no extrato.
• Usar o telemóvel pessoal e deixar transferências de família misturadas com as vendas do negócio.
• Esquecer as devoluções feitas por MB Way, que reduzem a venda e quase nunca são registadas.
• Aceitar uma captura de ecrã como prova sem confirmar depois na conta.
• Deixar o registo para o fim do dia justamente nos dias cheios, que são aqueles em que há mais vendas para esquecer.

Uma vez por semana, sente-se dez minutos com o extrato e a sua lista. Não precisa de conferir movimento a movimento: some as entradas de MB Way da semana no extrato e compare com o total que registou. Se a diferença for zero, está feito. Se não for, olhe primeiro para os dias de maior movimento — sábado de manhã, véspera de feriado — porque é aí que os registos caem. Este hábito custa pouco e evita a conversa desagradável de fim de trimestre em que ninguém se lembra do que aconteceu em março.

Comece amanhã pelo mais simples: escreva o meio de pagamento ao lado de cada venda. Só isso. Ao fim de uma semana já consegue fechar o dia em três totais, e ao fim de um mês já sabe que fatia do seu balcão entra por telemóvel — informação que, sem registo, ninguém no seu negócio tem.