Controlo de despesas num salão de cabeleireiro

Num salão de cabeleireiro, o dinheiro entra em notas de 10 e 20, em MB Way e em cartão — e sai em caixas de coloração, rendas, comissões e naquela cliente que marcou às 15h e nunca apareceu. A maioria dos salões em Portugal sabe quanto fatura; muito poucos sabem quanto gastam. E é nas despesas, não nas receitas, que se decide se o mês acaba com folga ou com aperto. Este guia mostra onde o dinheiro se esconde num salão e como manter as contas em dia com registos que cabem no intervalo entre dois clientes.

As contas de um salão: onde o dinheiro entra e sai

Do lado das entradas, o retrato é simples: cortes, colorações, brushings, tratamentos e, nalguns salões, venda de produto ao balcão. Do lado das saídas é que a coisa complica. Renda e contas da loja (a eletricidade pesa a sério — secadores e pranchas consomem muito), produto profissional, comissões ou salários, Segurança Social, o contabilista, a manutenção do equipamento, o software de marcações se o tiveres, e a mensalidade do TPA. Um salão com duas cadeiras e uma faturação de 4.500 € por mês pode facilmente ter 3.400 € de despesas — e o dono só sentir metade delas, porque as outras saem em dezenas de pequenos pagamentos que ninguém soma. O primeiro passo do controlo é este: escrever todas as saídas, por mais pequenas que sejam, durante um mês inteiro. O retrato que aparece costuma surpreender.

Produtos e stock: a despesa que ninguém regista

O produto é a despesa mais subestimada de um salão. Uma coloração usa 60 a 80 ml de tinta mais oxidante; se o tubo custa 8,50 € ao preço profissional, cada coloração leva 9 € a 12 € de produto — antes de contares champô, máscara e o resto. O problema não é o custo em si, é a invisibilidade: compras ao representante uma vez por mês, 400 € ou 600 € de uma vez, e depois o produto desaparece prateleira fora sem ligação nenhuma às marcações. Duas práticas mudam isto. Primeiro: regista cada compra de produto no dia em que chega, com fotografia da fatura. Segundo: uma vez por mês, faz uma contagem rápida do stock — meia hora chega para um salão pequeno. Se compraste 500 € e o stock não cresceu, esses 500 € foram gastos em serviços; divide pelo número de serviços do mês e ficas a saber o teu custo médio de produto por cliente. É um número que quase nenhum salão conhece — e que muda a forma como pões os preços.

Comissões e pagamentos a colaboradores

Se trabalhas com colaboradores à comissão — 40% ou 50% do serviço é comum no setor —, cada dia sem registo é uma discussão à espera de acontecer no fim do mês. A conta só é justa se as vendas de cada cadeira ficarem escritas no momento: quem fez o serviço, que serviço foi, quanto pagou o cliente e como. Com esse registo diário, o fecho do mês passa de uma tarde de discussões a dez minutos de soma. E há outra vantagem: consegues ver que serviços cada colaborador faz mais e onde vale a pena formar ou promover. Nota importante: a forma legal do vínculo — contrato, recibos verdes, aluguer de cadeira — tem implicações fiscais e laborais próprias, e isso trata-se com o contabilista, não com uma folha de registos.

Quanto rende cada cadeira: contas simples

A conta mais útil de um salão faz-se em cinco minutos. Pega num mês de registos e divide a faturação pelo número de cadeiras ativas. Exemplo: salão com três cadeiras e 6.300 € de faturação — cada cadeira rendeu em média 2.100 €. Agora compara com o custo de a ter ocupada: a parte proporcional da renda, a comissão, o produto gasto. Se uma cadeira rende 2.100 € e custa 1.700 €, sobra pouco; se outra rende 2.900 € com o mesmo custo, já sabes onde está o motor do salão — e onde faz sentido encher mais a agenda. Esta conta só é possível se os registos disserem quem fez o quê. Mais uma razão para registar por colaborador desde o primeiro dia.

Marcações falhadas: o custo invisível

Uma cliente que falta sem avisar não é azar — é uma despesa. A cadeira ficou parada, a colaboradora estava lá a ganhar, a luz estava acesa. Se o teu serviço médio é 28 € e tens 12 faltas por mês, são 336 € de faturação perdida — mais de 4.000 € por ano, o suficiente para pagar dois meses de renda em muitas cidades. O primeiro passo para atacar o problema é medi-lo: regista cada falta como registas uma venda (falta, corte e brushing, 35 €). Ao fim de um mês sabes quanto te custam e quem falta mais. Com esses dados, decides com base em números e não em irritação: confirmação na véspera por mensagem, sinal para marcações longas como colorações, ou simplesmente deixar de reservar as horas fortes de sábado para quem já falhou três vezes.

Registar tudo pelo WhatsApp entre clientes

• Cada serviço terminado, uma mensagem: corte 15 dinheiro Sofia — serviço, valor, meio de pagamento, quem fez. Cinco segundos entre clientes.
• Cada compra de produto: produto 420 representante, com fotografia da fatura na mesma mensagem.
• Cada falta: falta coloração 55. Dói escrever, mas é o número que muda o negócio.
• Ao fecho: conta a gaveta, compara com as mensagens do dia e aponta o total por meio de pagamento.
• Ao fim do mês: soma por colaborador para as comissões e entrega o resumo ao contabilista.

O salão que se conhece cobra melhor

Quando sabes o custo de produto por cliente, o rendimento por cadeira e o preço real das faltas, as decisões deixam de ser palpites: sabes que preços aguentam a margem, que colaborador precisa de agenda mais cheia e que política de marcações compensa. Nada disto exige software complicado nem horas de secretária — exige o hábito de escrever cada movimento no momento em que acontece. O resto é soma.