Controlo de caixa numa padaria: guia prático diário

São cinco e meia da manhã, o forno já está quente e a caixa está vazia. Se ninguém deixou moedas lá dentro na noite anterior, o primeiro cliente que chega com uma nota de vinte para levar dois papos-secos fica à espera de troco enquanto alguém corre à mercearia do lado. Ao fim do dia acontece o contrário: a gaveta tem notas, o terminal Multibanco tem um total, e continua sem saber quanto daquilo é seu. O problema do controlo de caixa numa padaria não é falta de dinheiro a passar pelas mãos. É o dinheiro passar depressa e em direções diferentes: vende-se ao balcão, entrega-se a cafés, tira-se troco, deita-se pão fora. Quase tudo no mesmo dia e quase tudo sem ninguém apontar.

Uma padaria de bairro são, na prática, três negócios a partilhar o mesmo forno. Há o balcão do pequeno-almoço, que vende pão e cafés e recebe na hora. Há a pastelaria e os salgados do meio da manhã, com outra margem e muito mais desperdício. E há o fornecimento a cafés, restaurantes ou mercearias, que entrega de madrugada e recebe no fim do mês. Se registar tudo numa linha única chamada «vendas», perde exatamente a informação que interessa: qual destas três partes está a pagar as contas e qual está apenas a dar trabalho.

O que vale a pena registar todos os dias

• O fundo de caixa com que abriu, para saber depois o que é troco e o que é venda.
• As vendas ao balcão, separadas entre numerário e pagamentos por cartão ou MB WAY.
• As entregas feitas a cafés e restaurantes, mesmo que ainda não tenham sido pagas.
• Tudo o que saiu da gaveta durante o dia: farinha, gás, um saco de café, o almoço de quem está ao balcão.
• As quantidades de pão e de pastelaria que sobraram, nem que seja um número escrito à mão num papel.
• O valor com que fecha a gaveta à noite, antes de separar o fundo de caixa do dia seguinte.

O fundo de caixa é a primeira coisa a arrumar, porque é ele que estraga todas as outras contas. Escolha um valor fixo em moedas e notas pequenas e trate-o como se não existisse. Não é venda, não é lucro e não muda de dia para dia. Ao fechar, conte tudo, separe esse mesmo valor e deixe-o preparado para a manhã seguinte. O que sobra é a venda em numerário do dia. Se num dia mau de troco tiver de reforçar o fundo com dinheiro seu, anote esse reforço em vez de o misturar com as vendas. Caso contrário, daqui a duas semanas ninguém consegue explicar a diferença.

O pão que sobra é o custo mais discreto da padaria, porque não aparece em lado nenhum. Ninguém passa um recibo pelo pão que ficou na cesta às oito da noite. Ele já foi pago quando comprou a farinha e desaparece sem deixar rasto na caixa. A forma prática de o tornar visível é contar, não valorizar. Não precisa de calcular quanto custou cada carcaça que sobrou; precisa de saber que às terças sobram sempre trinta e às sextas sobram cinco. Duas semanas de contagem chegam para ajustar o fabrico, e o ajuste do fabrico aparece na caixa por si.

Como lidar com as sobras sem fazer disso um drama

• Anote a quantidade que sobrou por tipo de produto, e não o valor em euros.
• Se dá pão a instituições ou a quem trabalha consigo, registe à mesma a quantidade, para não confundir generosidade com má previsão.
• Ao fim de duas semanas, corte o fabrico do dia em que sobra mais e observe o que acontece às vendas nas semanas seguintes.
• Não corte tudo de uma vez: uma montra vazia às onze da manhã também faz perder clientes habituais.

Do lado dos custos, a farinha é o que mais pesa e o que mais varia. O erro comum é registá-la apenas no dia em que a fatura é paga, às vezes semanas depois da entrega. Fica com meses excelentes e meses horríveis sem que nada tenha mudado no negócio. Num livro de caixa, o normal é registar a saída no dia em que o dinheiro sai mesmo, porque é isso que um livro de caixa faz. Vale a pena guardar ao lado uma nota do fornecedor e da data da entrega. Assim, quando um mês parecer estranho, explica-o em trinta segundos em vez de andar a revirar faturas.

O fornecimento a cafés é o ponto onde mais padarias se enganam. A entrega de segunda-feira de madrugada é trabalho feito e farinha gasta, mas não é dinheiro em caixa. Se o cliente paga ao dia 30, aquilo é um crédito, não uma venda cobrada. Mantenha uma lista curta por cliente: data, valor entregue e data em que foi pago. Quando um café começa a acumular três ou quatro entregas por liquidar, é melhor perceber isso numa quinta-feira calma do que descobrir em agosto, quando ele fecha para férias e passa a atender o telemóvel muito mais devagar.

Um dia de exemplo (números inventados, só para ilustrar)

• Abriu a gaveta com 50 € de fundo de caixa, em moedas e notas pequenas.
• Ao balcão entraram 310 € em numerário e 240 € em cartão e MB WAY.
• Entregou 85 € de pão a dois cafés da zona, que só pagam no fim do mês.
• Da gaveta saíram 120 € para o fornecedor de farinha e 18 € para café em grão.
• Ao fechar, a gaveta tinha 222 €: tirando os 50 € de fundo, sobram 172 €, que são os 310 € de numerário menos os 138 € que saíram.
• Entrou dinheiro no valor de 550 €, mas vendeu 635 €, e a diferença de 85 € tem nome, data e cliente.

Uma vez por semana, num momento calmo, some os sete valores de fecho e as saídas dos mesmos dias. O objetivo não é contabilidade, é responder a três perguntas: a semana deu ou não deu, qual foi o pior dia, e quem é que ainda me deve dinheiro. Ao fim de um mês tem uma coisa que muitas padarias não têm: histórico. E é o histórico que permite decidir se compensa abrir ao domingo de manhã, ou se aquele fornecimento ao café da praça, com o desconto que lhe deu, ainda faz algum sentido.