Previsión de tesorería a 4 semanas para un negocio pequeño

Miras la cuenta y hay 4.200 €. Parece tranquilidad. Lo que no ves desde esa pantalla es que el jueves entra el recibo del alquiler, que la semana que viene toca la cuota de autónomos, que el proveedor al que le pediste género el mes pasado gira a treinta días y que el trimestre está a la vuelta de la esquina. El saldo de hoy no dice nada por sí solo: solo tiene sentido junto a lo que va a pasar en las próximas semanas. Y eso, en un negocio pequeño, casi nadie lo tiene escrito en ninguna parte.

Una previsión de tesorería a cuatro semanas no es contabilidad ni análisis financiero. Es un calendario del dinero: cuánto hay hoy, cuánto entra cada semana, cuánto sale y con cuánto te quedas al final de cada una. Cabe en una hoja, se monta en media hora la primera vez y se actualiza en diez minutos cada lunes. Su valor no está en acertar el importe exacto, está en ver con dos o tres semanas de antelación cuál va a ser la semana difícil, cuando todavía puedes hacer algo al respecto.

Lo que necesitas antes de empezar

• El saldo real de la cuenta hoy, no el disponible con crédito ni una cifra aproximada de memoria.
• Los cobros que esperas: ventas normales, trabajos ya cerrados con fecha y lo que te deben clientes concretos.
• Los recibos domiciliados con su fecha, sacados del extracto de los últimos dos o tres meses.
• Las facturas de proveedores pendientes, con el día en que vencen y no el día en que llegaron.
• Los pagos grandes que sabes que vienen aunque no sean mensuales, como un seguro anual o una revisión.
• El efectivo que tienes fuera del banco, si trabajas con caja fuerte o con un sobre para cambio.

La estructura es siempre la misma. Cuatro columnas, una por semana, y cuatro filas: saldo inicial, entradas, salidas y saldo final. El saldo final de una semana es el inicial de la siguiente, y esa cadena es toda la magia del asunto. Debajo de la fila de entradas conviene abrir dos o tres subfilas, por ejemplo ventas del local y cobros pendientes; debajo de salidas, tantas como tipos de pago tengas. No hagas cincuenta filas: si no cabe en una pantalla, no la vas a mirar.

Para estimar las entradas no inventes objetivos, usa tu propio historial. Si llevas un registro diario, coge las últimas cuatro o seis semanas comparables, saca la media semanal y ajústala con lo que ya sabes: un festivo, la feria del pueblo, las vacaciones de agosto, una semana de obras en la calle. Es mejor quedarse corto en las entradas y largo en las salidas. Una previsión optimista no te protege de nada; una prudente te permite dormir cuando resulta que el mes fue mejor de lo previsto.

Salidas que se olvidan casi siempre

• El alquiler del local y, si lo tienes, el renting del vehículo o de la maquinaria.
• La cuota mensual de autónomos y, si hay personal, las nóminas y los seguros sociales.
• La liquidación trimestral de impuestos, que no aparece en la rutina mensual y descoloca la semana en que cae.
• Los suministros que llegan cada dos meses, como la luz o el agua, que un mes no están y al siguiente sí.
• Los seguros anuales, la cuota del gremio o la revisión de extintores, que solo aparecen una vez al año.
• Las cuotas de préstamos o de la financiación de un equipo, incluida la comisión de mantenimiento del banco.
• La gestoría, el software que pagas por meses y los pequeños cargos recurrentes que ya ni miras.

A modo de ejemplo, una previsión inventada de un local pequeño. Saldo inicial de la semana 1: 4.200 €. Entradas previstas: 3.100 €. Salidas: alquiler 950 €, proveedores 1.400 €, autónomos 320 € y varios 200 €; total 2.870 €. Saldo final: 4.430 €. La semana 2, con entradas de 2.900 € y salidas de 1.100 €, cierra en 6.230 €. En la semana 3 llega la liquidación trimestral de 3.900 € más 1.600 € de proveedores, con entradas de 2.800 €: saldo final 3.530 €. La semana 4, con 2.600 € de entradas y 2.900 € de salidas, cierra en 3.230 €. Nada dramático, pero ya sabes que la semana 3 es la estrecha.

Leer la previsión es más sencillo de lo que parece. Fíjate solo en dos cosas: si alguna semana el saldo final se pone en negativo y si alguna baja de tu suelo de seguridad. Ese suelo lo decides tú y suele ser el dinero que necesitas para funcionar unos días sin ingresar: pagar al proveedor del lunes, tener cambio, cubrir una avería. Si tu suelo son 2.000 € y ves que la semana 3 te deja en 1.400 €, todavía no tienes un problema: tienes un aviso con quince días de margen.

Qué hacer con la semana que aprieta

• Adelanta los cobros que dependen de ti: emite esta misma semana las facturas que ibas a dejar para fin de mes.
• Llama a los clientes que te deben dinero antes de que llegue la semana difícil, no durante.
• Habla con el proveedor y pide mover el vencimiento una semana; se pide mucho mejor con antelación que el día del impago.
• Retrasa las compras que no sean urgentes, como reponer material del que aún tienes existencias.
• Aparta cada semana una parte de lo que vas a necesitar para la liquidación de impuestos, en lugar de buscarlo el último día.
• Si nada de lo anterior llega, plantéalo con tiempo con tu banco o tu gestoría, no el viernes por la tarde.

La rutina que la mantiene viva es corta. Cada lunes por la mañana, con el café, borras la semana que acaba de pasar, añades una nueva al final y corriges dos cosas: el saldo real de la cuenta y las entradas que ya sabes que han cambiado. Diez minutos. La previsión solo funciona si se actualiza; una hoja hecha en enero y no tocada desde entonces es peor que nada, porque da una falsa sensación de control. Y la parte más pesada no es la previsión en sí, es tener un registro diario de lo que entra y sale: sin él, cada lunes toca reconstruir la semana de memoria y se abandona a la tercera.

Un negocio pequeño rara vez cierra por no ser rentable de un mes para otro. Cierra por quedarse sin dinero en una semana concreta que nadie vio venir. Cuatro columnas en una hoja no cambian tus números, pero te dan aviso con antelación, y con antelación casi todo tiene arreglo: una llamada, un aplazamiento, una factura emitida antes. Esa es toda la ambición de una previsión de tesorería, y ya es bastante.