Datos de clientes en WhatsApp: qué no debes guardar

Abre la galería de tu móvil de trabajo y baja hasta hace seis meses. Es muy probable que encuentres una foto del DNI de un cliente, una captura de una tarjeta bancaria, un justificante médico que alguien te mandó para justificar una cancelación y un audio con una dirección completa y un horario de cuándo no hay nadie en casa. Nada de eso lo pediste con mala intención: llegó solo. Pero está ahí, en un dispositivo que se pierde en un taxi, se moja o se lo dejas a un empleado. Esta guía no es un tratado jurídico: es una lista práctica de qué evitar, qué se puede tratar con normalidad y qué rutina de limpieza tener para no acumular lo que no necesitas.

Qué cuenta como dato personal en tu móvil

Dato personal es cualquier información que permita identificar a una persona. El nombre y el teléfono, evidentemente, pero también la dirección de entrega, la matrícula del coche, una foto donde se le reconoce, la nota de que «este siempre paga tarde» y hasta el propio número guardado en la agenda. En un negocio pequeño esto suena exagerado hasta que lo miras al revés: si mañana tu móvil aparece abierto en manos de otra persona, ¿qué sabría de tus clientes? Ese es el criterio útil. Y hay una categoría aparte, la de los datos sensibles —salud, ideología, religión, origen, biometría—, que en la práctica se resume así: si tiene que ver con la salud o con la vida privada de alguien, no debería vivir en un chat de trabajo.

Lo que casi nunca deberías tener guardado en un chat

• Fotos de DNI, NIE o pasaporte. Es el material favorito de quien comete fraude de identidad y casi nunca hace falta guardarlo, solo verlo.
• Números completos de tarjeta, fechas de caducidad o códigos CVV, aunque el cliente te los mande él mismo por comodidad.
• Informes médicos, partes de baja o justificantes de urgencias que te envían para cancelar o reclamar.
• Contraseñas de acceso, códigos de alarma o el «la llave está bajo el felpudo» de un cliente al que le haces un servicio a domicilio.
• Datos de menores enviados por terceros: fotos de niños en actividades, listas de clase, fichas escolares.
• Capturas de conversaciones de un cliente reenviadas a otro chat, aunque sea para «consultar con un compañero».

Lo que sí puedes tratar con normalidad

El RGPD no prohíbe tener datos de clientes: prohíbe tener más de los que necesitas, tenerlos sin motivo y tenerlos mal protegidos. Para atender un pedido necesitas nombre, teléfono y dirección de entrega; para una reparación, el modelo y quizá la matrícula; para una reserva, nombre y hora. Todo eso es normal, tiene una causa clara (cumplir el servicio que te han pedido) y no requiere ninguna ceremonia. El criterio operativo es el de minimización: quédate con lo mínimo para hacer el trabajo y durante el tiempo en que te sirva. Si al mirar un dato no sabes decir para qué lo tienes, ese dato sobra.

El grupo de WhatsApp: el punto donde más se falla

El error más común no es guardar de más, es difundir. En un grupo con empleados, familiares que echan una mano y algún proveedor, todo el mundo ve el teléfono de todo el mundo y todo lo que se escribe. Si ahí pegas la ficha de un cliente, su dirección o el comentario de que debe 340 €, esa información acaba en móviles sobre los que no tienes ningún control. Y hay un caso especialmente delicado: crear un grupo con clientes para enviar ofertas. Al hacerlo, cada cliente ve el número de los demás sin haberlo consentido. Para envíos a clientes, difusión con la lista bien configurada; nunca un grupo.

Higiene mínima de grupos y dispositivos

• Un grupo interno solo para el equipo actual. Cuando alguien se va, sale del grupo el mismo día, no «cuando me acuerde».
• Bloqueo de pantalla en todos los móviles con acceso a chats de trabajo, y bloqueo de la propia aplicación si el sistema lo permite.
• Verificación en dos pasos activada en WhatsApp para que nadie pueda registrar tu número en otro teléfono.
• Desactiva la descarga automática de imágenes en el móvil de trabajo: evita que la galería se llene de documentos ajenos.
• Nada de reenviar conversaciones de clientes fuera del negocio, ni para pedir opinión ni por gracia.
• Si un empleado usa su móvil personal, ten claro qué pasa con esos chats el día que deje de trabajar contigo.

Fotos de documentos: el error que más caro sale

Hay situaciones en las que necesitas comprobar una identidad o un dato de un documento oficial. Comprobar no es lo mismo que archivar. En la mayoría de los casos basta con mirar el documento, anotar el dato concreto que te hace falta —un nombre, un número de identificación fiscal para una factura— y no conservar la imagen. Si por el tipo de actividad estás obligado a conservar copia de algún documento, esa copia no debería vivir en la galería del móvil junto a las fotos de la comida: debería estar en el sistema donde guardas la documentación del negocio, con acceso limitado. Y borrar de verdad implica también vaciar la papelera de la galería y revisar si la copia de seguridad automática la ha subido a la nube.

Cuánto tiempo guardar y qué borrar

Hay dos relojes distintos y conviene no mezclarlos. Uno es el contable y fiscal: facturas y justificantes se conservan durante los plazos que marca la normativa, y ahí no decides tú. El otro es el operativo: la conversación de WhatsApp con el presupuesto de una obra que se hizo hace dos años no tiene por qué seguir en tu móvil. Lo razonable es conservar el documento que acredita la operación en el sitio donde llevas las cuentas, y limpiar el chat de todo lo accesorio. Y si un cliente te pide que borres sus datos, atiéndelo: eso incluye la conversación y las fotos, salvo lo que estés obligado a conservar por razones fiscales, que sí puedes mantener explicándoselo.

Rutina mensual de diez minutos

• Abre la carpeta de imágenes de WhatsApp y borra documentos, capturas de pagos y fotos de personas que ya no necesitas.
• Revisa los grupos activos: cierra los de trabajos terminados y saca a quien ya no forma parte del equipo.
• Comprueba quién tiene acceso al móvil o a la cuenta de trabajo y si todos siguen debiendo tenerlo.
• Pasa los importes pendientes que estén sueltos en chats a tu registro de cuentas y borra las capturas duplicadas.
• Verifica que la copia de seguridad hace lo que crees que hace y dónde está guardada.
• Anota en una nota corta qué datos pides habitualmente y para qué. Si alguna vez te preguntan, esa nota es tu respuesta.