Contabilidad de una tienda de ropa: stock y descuentos

El día ha ido bien, la caja cuadra y aun así la cuenta del banco no mejora. Es lo normal en una tienda de ropa: el dinero no está en el cajón, está colgado en las perchas. Pagaste el pedido de temporada hace tres meses, vendes cada semana un poco, y lo que queda son tallas sueltas que ya no vas a colocar a precio de etiqueta. A eso se le suman los cambios, las devoluciones y los vales, que hacen que el total del día no signifique lo que parece. Llevar las cuentas de una tienda de ropa es, sobre todo, no engañarse con la cifra de ventas.

Hay cuatro cosas que conviene tener controladas y solo la primera es evidente: la caja diaria, es decir lo que has cobrado y por qué medio; las compras de temporada, o lo que has comprometido con proveedores; el stock, lo que tienes parado en tienda y almacén; y el descuento medio, cuánto te separas del precio de etiqueta. Con las cuatro puedes decidir; con solo la primera, no. La contabilidad formal, los modelos y el IVA son otra conversación y la lleva tu gestoría.

Qué apuntar cada día

• La venta del día separada por forma de cobro: efectivo, datáfono y Bizum, para poder cuadrar con el extracto.
• Las devoluciones con dinero de vuelta, restadas del día y no anotadas aparte y olvidadas.
• Los vales entregados: son dinero cobrado que todavía debes en mercancía.
• Los gastos del día: bolsas, etiquetas, perchas, mensajería o arreglos de costura.
• Los pagos a proveedores y los fijos: alquiler, luz, gestoría, cuota de autónomos y comisiones del datáfono.
• Cuántas prendas has vendido, no solo cuántos euros: sin unidades no se puede leer el efecto de los descuentos.

Un cambio de talla no es una venta nueva. Si lo pasas por caja como si lo fuera, el total del día sube sin que haya entrado un euro más y la venta del mes queda inflada. Lo mismo pasa con las devoluciones: si devuelves el dinero y no lo restas, la caja no cuadra y acabas buscando un error que no existe. La regla práctica es sencilla: la caja debe reflejar el dinero que se ha movido de verdad. Un cambio sin diferencia de precio no mueve dinero y no debería tocar el total de ventas, aunque sí el stock.

Reglas simples para cambios, devoluciones y vales

• Ten una política escrita de plazos y condiciones, y tenla a la vista y en el ticket.
• Anota los cambios en el control de stock aunque no toquen la caja: entra una talla y sale otra.
• Numera los vales y apúntalos en una lista con fecha e importe; un vale sin registrar es un descuadre futuro.
• Cuando se use un vale, tacha la línea ese mismo día: es salida de mercancía, pero no es entrada de dinero.
• Revisa el total de vales pendientes una vez al mes: es una deuda que ya has cobrado por adelantado.
• Consulta con tu gestoría cómo tratar devoluciones y vales en tus registros y en el IVA, sobre todo si vendes también por internet.

El problema del stock en una tienda de ropa no es cuánto queda, es qué queda. Diez prendas de un modelo pueden ser diez ventas si están en tallas centrales, o diez prendas muertas si son todas extremos. Por eso el recuento útil no es «me quedan cuarenta camisas», sino modelo por talla. No hace falta un inventario permanente: basta con un recuento por familias una vez al mes o al cambiar de temporada, apuntando modelo, talla y unidades. Ese papel es el que luego dice qué reponer, qué rebajar primero y qué no volver a pedir.

Las rebajas se deciden mejor con el recuento delante que con la sensación de que algo no sale. Lo que importa es la rotación: cuánto tiempo lleva una prenda en tienda y cuántas unidades se han vendido de ella. Una prenda parada no se vuelve más valiosa esperando: cuesta espacio, cuesta el dinero que pagaste por ella y cuesta la reposición que no puedes hacer. Suele salir mejor bajar antes y menos, cuando todavía queda temporada por delante, que llegar a la liquidación final con la talla completa en el almacén.

El descuento se lleva el margen mucho más rápido de lo que parece. Como ejemplo inventado: una prenda que te cuesta 20 € y vendes a 50 € deja 30 € de margen bruto. Con un 30 % de descuento la vendes a 35 € y el margen baja a 15 €: has recortado el precio un 30 % y el margen a la mitad. Esa es la razón para apuntar unidades además de euros. Un mes de rebajas puede tener más tickets y más prendas vendidas que el anterior y dejar menos dinero, y solo se ve si tienes los dos números.

En una tienda pequeña, con el probador ocupado y dos clientas esperando, cualquier sistema que exija sentarse a un ordenador se abandona en dos semanas. Lo que aguanta es apuntar en el momento del cobro y en un solo sitio. Si tienes TPV, úsalo también para registrar las salidas de dinero y no solo las ventas. Si no lo tienes, una libreta junto a la caja vale, siempre que se cierre cada noche y se cuente el efectivo antes de irse.

Una tienda de ropa se controla con la caja diaria, un recuento periódico por talla y la disciplina de apuntar unidades junto a los euros. No es mucho trabajo, pero hay que hacerlo siempre. Cuando llevas dos temporadas de datos, el pedido al proveedor deja de hacerse por intuición y las rebajas dejan de ser una carrera por recuperar lo que se pueda.