Contabilidad para panaderías: llevar la caja sin liarte

A las cinco de la mañana el obrador ya está en marcha y a las siete entra el primer cliente. Cuando bajas la persiana has cobrado doscientos tickets de uno o dos euros, has dejado pan en tres bares del barrio, le has pagado en mano al que trae la harina y te quedan bandejas de bollería que nadie se llevó. La pregunta «¿hoy hemos ido bien?» no tiene respuesta, porque el dinero ha entrado y salido por sitios distintos y ninguno está apuntado en el mismo lugar.

Conviene separar dos cosas que se llaman igual. Una es la contabilidad formal: los libros, el IVA, los modelos que se presentan y lo que tu gestoría necesita de ti cada trimestre. Esa parte tiene reglas propias. La otra es el control diario del dinero: cuánto ha entrado hoy, cuánto ha salido, qué te deben y qué debes. Es lo que falla en la mayoría de panaderías, y es lo único que te permite decidir si subes el precio de la barra o si dejas de repartir a un bar. Lo que sigue trata de la segunda.

Lo que conviene apuntar cada día

• Las ventas de mostrador separadas por forma de cobro: efectivo por un lado, datáfono y Bizum por otro, porque el efectivo se cuenta y lo demás se comprueba en el extracto.
• Cada reparto a bares, cafeterías o tiendas, con el nombre del cliente y si se cobra en el momento o queda pendiente.
• Las compras del día: harina, levadura, mantequilla, bolsas y todo lo que se paga en mano al proveedor cuando descarga.
• Los gastos pequeños que salen del cajón, como el gasóleo de la furgoneta o una pieza del horno.
• El producto que no se ha vendido, en unidades y por tipo, aunque no sea dinero: es harina que ya has pagado.
• Los pagos que no pasan por caja pero sí por el negocio: alquiler, luz, cuota de autónomos y recibos domiciliados.

El mostrador y el suministro a hostelería son dos negocios distintos metidos en el mismo horno. En el mostrador cobras al momento, a precio final y en importes pequeños. En el suministro vendes más volumen a un precio más bajo, entregas con albarán y cobras días o semanas después. Si los sumas en una sola cifra de ventas, el total puede subir mientras el dinero disponible baja. Es el caso de la panadería que vende cada vez más y cada vez tiene menos en el banco: está financiando a sus clientes de hostelería con su propia harina.

Cómo llevar el suministro a bares sin perder el hilo

• Apunta la entrega el mismo día, aunque no cobres: la nota debe decir cliente, qué has dejado y por cuánto.
• Deja siempre copia del albarán firmado; sin firma, la discusión de fin de mes la pierdes tú.
• Ten un saldo por cliente y no un montón global de pendientes: lo importante es quién debe, no cuánto se debe en total.
• Fija un día concreto de cobro a la semana o al mes y respétalo, aunque sea incómodo la primera vez.
• Ponte un límite de deuda por cliente y para el reparto cuando se pase, antes de que el número sea grande.
• Revisa cada pocos meses el precio por barra que le haces a hostelería: es el que más se queda congelado mientras la harina sube.

El pan que sobra es el coste más silencioso de una panadería, porque no aparece en ningún recibo. Se ha pagado en harina, en luz del horno y en horas de obrador, y desaparece sin dejar rastro. La forma sencilla de controlarlo no es en euros, es en unidades. Al cerrar, anota cuántas piezas sobran de cada tipo. En dos o tres semanas verás un patrón muy claro y podrás ajustar la hornada. No hace falta calcular nada: basta con tener el número escrito.

El coste de la harina por pieza es el otro número que casi nadie tiene. Se calcula una vez y sirve durante meses. Como ejemplo inventado, solo para ver el mecanismo: si un saco de harina cuesta 20 € y de ese saco salen 100 barras, la harina de cada barra son 0,20 €. A eso le sumas levadura, sal, la bolsa y una parte de la luz del horno. Cuando el proveedor suba el saco, sabrás cuántos céntimos por barra tienes que mover. Sin ese cálculo, las subidas se comen el margen durante meses sin que nadie lo note.

Un cierre de caja de panadería no tiene por qué ocupar más de cinco líneas. Como ejemplo inventado de un día cualquiera: el efectivo contado al cerrar, menos el cambio con el que abriste, te da la venta en efectivo; el datáfono te da su total; sumas los dos y añades lo cobrado por Bizum. Del otro lado pones lo que ha salido del cajón: 60 € al de la harina, 15 € de bolsas, 30 € de gasóleo. La resta no es tu beneficio, porque faltan alquiler, luz y cuota, pero sí dice si el día ha dejado dinero.

El problema nunca es entender el sistema: es apuntarlo con las manos llenas de harina. Todo lo anterior se viene abajo si depende de sentarse por la noche a reconstruir el día de memoria. Funciona lo que se hace en el momento y en un solo sitio. Una libreta junto a la caja vale, siempre que sea la misma libreta todos los días. El TPV vale si registras también las salidas de dinero. Lo que no vale es tener las ventas en el TPV, los gastos en tickets sueltos y los repartos en la cabeza.

Una panadería se controla con tres números al día: lo que ha entrado por mostrador, lo que ha salido en compras y gastos, y lo que has dejado a deber en hostelería. Con eso, más el recuento de piezas que sobran, tienes una imagen bastante honesta del negocio. Lo demás llega solo cuando llevas unos meses de datos escritos.