Bizum en el mostrador: cómo registrar esas ventas

Son las nueve, echas el cierre y cuentas la caja. El efectivo más o menos cuadra, el datáfono te ha dado su resumen de lote y, mientras bajas la persiana, te acuerdas de los Bizum. Tres, o cuatro. Uno llegó a las diez de la mañana con el concepto «gracias», otro es de una clienta que pagó dos cosas juntas y del tercero no sabes si era el servicio de esta tarde o la señal de un encargo para el viernes. Están en el móvil y están en el banco, pero no están en ningún sitio donde puedas sumarlos. Y cuando llega el trimestre y hay que ordenar el año, ese hueco se nota.

El Bizum tiene una particularidad incómoda: es la única forma de cobro que no deja rastro en tu puesto de trabajo. El efectivo lo tienes delante, en el cajón. La tarjeta deja un ticket y un resumen al cerrar el lote. El Bizum entra en el móvil, suena una notificación, tú dices «perfecto, gracias» y sigues atendiendo al siguiente. No hay papel, no hay lote, no hay nada que contar al final del día. La única prueba está en una aplicación que abres para otras cosas y en un extracto que acabas mirando semanas después, cuando ya no recuerdas quién era quién.

Dónde se pierden los Bizum

• El cliente paga mientras estás atendiendo a otro, tú piensas «luego lo apunto» y no lo apuntas.
• Llega un importe redondo, 30 €, y días después no distingues si era una venta o el dinero que te devolvió un amigo.
• El pago entra en la cuenta personal en lugar de la del negocio y se mezcla con los gastos de casa.
• Alguien paga junto dos servicios de días distintos y acabas registrándolo todo en la fecha equivocada.
• El Bizum es la señal de un encargo, lo cuentas como venta cerrada y todavía no has entregado nada.
• Devuelves una parte por otro Bizum y en el extracto quedan dos apuntes que nadie sabe explicar.

La regla que arregla casi todo es aburrida: se apunta en el momento del cobro, con el cliente todavía delante o justo cuando se marcha. No al cerrar, no el domingo, no cuando tengas un rato. Cuesta diez segundos y ahorra media hora de arqueología cada semana. Si te acostumbras a apuntar el Bizum igual que meterías un billete en el cajón, el cierre del día deja de ser una reconstrucción de memoria y pasa a ser una simple suma de tres bloques: efectivo, tarjeta y Bizum.

Qué anotar en cada cobro por Bizum

• El importe exacto con céntimos, tal y como te ha llegado, sin redondear.
• El concepto en tus propias palabras: «corte y barba», «dos menús», «cambio de aceite»; nunca «gracias».
• El método de pago escrito siempre igual, «bizum», para poder filtrarlo después.
• La fecha del servicio si no coincide con la del cobro, por ejemplo una señal de hoy para un trabajo del viernes.
• Un desglose en dos líneas si el pago cubre varias cosas, en lugar de una sola línea por el total.
• Una marca si ha entrado en tu cuenta personal, para acordarte de traspasarlo.

A modo de ejemplo, un día cualquiera de un local con dos personas trabajando: efectivo contado al cerrar, 245,00 €; resumen del datáfono, 410,50 €; y cuatro líneas de Bizum anotadas durante la jornada, de 25,00 €, 45,00 €, 18,00 € y 30,00 €, que suman 118,00 €. Total del día, 773,50 €. Abres la aplicación del banco, ves cuatro entradas con esos mismos importes y a horas parecidas, y el día está cerrado en menos de un minuto. Los números son inventados; lo que importa es la mecánica de comparar lo que anotaste con lo que llegó.

Queda el problema más común: el Bizum que entra en la cuenta personal. Mucha gente empieza a cobrar así porque es lo que tiene a mano, con su número de siempre, y luego resulta imposible separar la venta del jueves del pago del colegio. No hace falta cambiar de banco mañana, pero sí hace falta un criterio fijo. Lo ideal es cobrar en la cuenta del negocio; si por lo que sea sigues cobrando en la personal, trata cada uno de esos ingresos como dinero prestado que hay que devolver a su sitio.

Cómo ordenar los Bizum que caen en tu cuenta personal

• Anota igualmente la venta en tu registro el día que se produce, aunque el dinero esté en otra cuenta.
• Marca esas líneas con una palabra fija, por ejemplo «personal», para localizarlas de un vistazo.
• Haz un único traspaso a la cuenta del negocio una vez a la semana, con el total de esos Bizum.
• Escribe en el concepto del traspaso algo reconocible, como «bizum semana 12», para poder rastrearlo luego.
• Pide a los clientes habituales que a partir de ahora usen el número del negocio, sin dramas ni explicaciones largas.
• Comenta con tu gestoría cómo prefiere que reflejes ese movimiento entre cuentas.

Una vez a la semana, dedica cinco minutos a cotejar. Abre el extracto o la aplicación del banco, filtra los movimientos de Bizum de esos siete días y compáralos con las líneas que anotaste. Si sobra un ingreso en el banco que no está en tu registro, es una venta que no apuntaste. Si sobra una línea en tu registro que no está en el banco, o el cobro no llegó o lo anotaste con el importe cambiado. Casi siempre son una o dos diferencias pequeñas, y encontrarlas en caliente cuesta la mitad que buscarlas en marzo.

No olvides los Bizum que salen. Si pagas al proveedor de bebidas o a la persona que te echa una mano los sábados con un Bizum desde el móvil, eso es un gasto y desaparece con la misma facilidad con la que desaparecen los cobros. Apúntalo el mismo día, con concepto y con la palabra «bizum», y guarda el justificante o la foto del ticket si lo hay. Un negocio pequeño no se descuadra por una cosa grande, se descuadra por diez cosas de treinta euros.

El objetivo no es llevar una contabilidad perfecta desde el mostrador. Es llegar al final del día sabiendo cuánto has vendido de verdad, sin depender de la memoria ni de una aplicación que no está pensada para eso. Con tres bloques bien separados —efectivo, tarjeta y Bizum— y la costumbre de anotar en caliente, el cierre deja de dar pereza y las conversaciones con tu gestoría se vuelven mucho más cortas.