Conciliação da maquininha: por que o valor nunca bate

Você vendeu R$ 800 no cartão hoje. Amanhã cai R$ 390 e alguma coisa. Depois de amanhã cai outro pedaço. No dia 20 entra um valor que você não faz ideia de qual venda é. E toda vez que tenta conferir, desiste no meio, porque nada bate com nada. Não é erro seu e quase nunca é roubo da maquininha. É que o depósito e a venda são duas coisas diferentes, com datas diferentes e valores diferentes por desenho. Conciliar cartão é entender isso, não tentar fazer o dia fechar redondo.

A primeira é a taxa, descontada antes do depósito e diferente para débito, crédito à vista e crédito parcelado, às vezes diferente até por bandeira. A segunda é o prazo: débito costuma cair rápido, crédito à vista demora mais, parcelado vem uma parcela por mês. A terceira é a antecipação, quando você pede o dinheiro antes e paga um desconto adicional em cima do que já foi descontado. Some a isso estorno e cancelamento, que são abatidos de um repasse qualquer lá na frente, e fica claro por que o extrato do banco sozinho nunca vai explicar o seu dia.

Por que o depósito é diferente da venda

• A taxa sai antes do depósito e muda conforme o tipo de transação e a bandeira do cartão.
• Cada tipo de venda tem um prazo próprio de liberação, então um depósito costuma misturar vendas de dias diferentes.
• No parcelado, você recebe uma parte por mês, mesmo tendo entregado o produto inteiro no primeiro dia.
• A antecipação adianta o dinheiro em troca de um desconto, e esse desconto é um custo que não some.
• Vendas de sexta à noite e do fim de semana só entram na contagem a partir do próximo dia útil.
• Estorno, cancelamento e contestação são descontados de um repasse futuro, muitas vezes sem aviso claro.

Quase todo mundo tenta comparar o total vendido no cartão hoje com o valor que caiu no banco hoje. Esses dois números não têm por que ser iguais: eles se referem a vendas de dias diferentes. A conferência que funciona tem dois passos separados. Primeiro você confere venda contra venda — o que você anotou bate com o que a maquininha registrou? Depois você confere recebimento contra recebimento — cada depósito no banco corresponde a quais vendas? São perguntas diferentes, e a maior parte dos problemas está na primeira.

O que anotar em cada venda no cartão

• O valor bruto que o cliente pagou, sem descontar nada.
• Se foi débito, crédito à vista ou crédito parcelado, e em quantas vezes.
• A data da venda, que é a data do atendimento e não a do recebimento.
• Qual maquininha passou a venda, se você tem mais de uma.
• Nada além disso: taxa e prazo você não calcula no balcão.

Todo aplicativo de maquininha tem, com nomes diferentes, dois relatórios: o de vendas, que lista o que foi passado, e o de recebíveis ou agenda de recebimento, que mostra o que vai cair e em que data. Muita gente só olha o aplicativo do banco e por isso nunca enxerga a ponte entre os dois. Vale gastar dez minutos localizando esses dois relatórios uma vez. Depois disso, a conferência da semana fica mecânica.

A conciliação, passo a passo

• No fim do dia, some suas anotações de cartão e compare com o relatório de vendas do aplicativo, porque esses dois números têm que ser iguais.
• Se der diferença aqui, o problema é de registro: venda não anotada, valor digitado errado ou venda cancelada que ficou na sua lista.
• Uma vez por semana, pegue cada depósito que caiu no banco e veja no aplicativo quais vendas ele está pagando.
• Anote a taxa em reais descontada no período, não só o percentual, porque no fim do mês esse total é uma despesa como outra qualquer.
• Confira se alguma venda do mês passado nunca apareceu na agenda de recebimento, porque é aí que mora o dinheiro que some.
• Se um depósito esperado não chegou, procure nesta ordem: estorno, mudança da conta cadastrada, feriado bancário.

Como a taxa é descontada antes de o dinheiro chegar, ela nunca vira um pagamento que você faz, e por isso costuma ficar invisível. O efeito é um faturamento que parece maior do que é e uma lista de despesas que parece menor. Uma linha por mês resolve: "taxas de maquininha", com o total em reais do período. Depois de alguns meses acompanhando, esse número costuma pesar mais do que a maioria dos donos imagina, e aí a conversa sobre negociar taxa ou trocar de máquina passa a ter base em vez de palpite.

Se depois de conferir venda contra venda a diferença persiste, os suspeitos são poucos: venda passada na maquininha errada, venda cancelada no aparelho mas não no seu caderno, gorjeta digitada junto do valor e o velho troco de crédito, quando se passa um valor maior e devolve a diferença em dinheiro. Vale lembrar do limite deste tipo de controle. Um caderno de caixa mostra quanto entrou e quanto saiu, o que já resolve a maior parte das decisões do dia a dia. Ele não é conciliação contábil e não apura imposto: essa parte é do contador, com os documentos dele.

Conciliar maquininha não é achar o número mágico que faz tudo bater no mesmo dia. É poder afirmar, com calma, que toda venda passada aparece em algum lugar e que todo depósito tem dono. Quando essas duas frases forem verdade no seu negócio, o cartão deixa de ser a caixa-preta que engole dinheiro sem explicar.